03-12-2025
E-faktury - Reforma KSeF coraz bliżej. Co warto wiedzieć o nowym systemie?
Reforma KSeF zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur w całej Polsce. Warto już teraz przygotować firmę, systemy i procedury do obowiązkowego przejścia na e-fakturę. Dzięki temu unikniesz przestojów w pracy i zapewnisz pełną zgodność z nowymi wymogami od pierwszego dnia działania systemu.
Spis treści:
- Co warto wiedzieć o nadchodzącej reformie KSeF i e-fakturach?
- KSeF – Co to jest?
- Jak działa KSeF? Mechanizm systemu
- Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
- Wystawianie faktur w KSeF – kluczowe zasady
- KSeF 2.0 – Co zmienia nowa wersja systemu?
- Wystawianie e-faktur poza KSeF – kiedy jest możliwe?
- Faktury w systemie KSeF – rodzaje i reguły
- Jak korzystać z KSeF – praktyczne wskazówki
- Masz pytania? Poznaj naszą ofertę i nie martw się reformą!
- Co jeszcze powinieneś wiedzieć?
Najważniejsze wnioski
- Reforma KSeF wprowadza obowiązek wystawiania e-faktur od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r., co wymaga przygotowania systemów i procedur firmowych.
- KSeF umożliwia automatyczną weryfikację, nadawanie numerów i przechowywanie faktur przez 10 lat.
- Faktury pierwotne i korygujące muszą być przesyłane przez KSeF, a korekty powiązane z numerem faktury pierwotnej.
- KSeF 2.0 zwiększa stabilność systemu, przyspiesza wysyłkę faktur i poprawia autoryzację podatnika.
- Integracja z KSeF i przygotowanie procedur awaryjnych pozwala bezproblemowo fakturować i zapewnia zgodność z przepisami.
Co warto wiedzieć o nadchodzącej reformie KSeF i e-fakturach?
Reforma KSeF i e-faktur wprowadzi obowiązek wystawiania wszystkich faktur w centralnym systemie Krajowego Systemu e-Faktur, który zapewni jednolity format i automatyczną weryfikację dokumentów. Od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z e-faktury ustrukturyzowanej jako jedynej obowiązującej formy fakturowania.
Szukasz dobrego programu do faktur, który współpracuje z KSeF lub programu kadrowo płacowego, który pomoże Ci prowadzić firmę? Sprawdź ofertę dGCS Biznesmen.
KSeF – co to jest?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów umożliwiający wystawianie, odbieranie i archiwizację e-faktur w ustrukturyzowanym formacie XML.
Czym jest e-faktura w Krajowym Systemie e-Faktur?
E-faktura to faktura ustrukturyzowana przechowywana i obsługiwana w systemie KSeF, posiadająca unikalny numer KSeF nadawany przez system.
Jak działa KSeF? Mechanizm systemu
Krajowy system e-faktur działa jako platforma, która weryfikuje dokument, nadaje mu numer KSeF i przechowuje go przez 10 lat. System KSeF sprawdza zgodność faktury z nową strukturą FA(2) i odrzuci dokument, jeśli zawiera błędy logiczne lub strukturalne.
Przykład działania:
- Przedsiębiorca tworzy fakturę w programie zintegrowanym z KSeF.
- System wysyła dokument do KSeF.
- KSeF nadaje numer KSeF i zapisuje fakturę jako wystawioną.
- Odbiorca uzyskuje dostęp do faktury w systemie lub w swoim ERP.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Obowiązkowy KSeF został przesunięty i wejdzie w życie w dwóch etapach:
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych przedsiębiorców,
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podmiotów.
Po tych datach obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT.
|
Porada eksperta dGCS Biznesmen „Najczęstszy błąd firm przygotowujących się do KSeF to testowanie integracji na ostatnią chwilę. W praktyce systemy ERP muszą zostać odpowiednio skonfigurowane, a pracownicy przeszkoleni. |
Wystawianie faktur w KSeF – kluczowe zasady
Wystawienie faktury w KSeF odbywa się z chwilą przesłania dokumentu do systemu i nadania numeru KSeF. Nie ma znaczenia data zapisu roboczego czy lokalnego zapisu w systemie księgowym. Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej = data nadania numeru KSeF.
Ważne:
- faktura wysłana do KSeF, ale odrzucona — nie jest uznawana za wystawioną,
- faktury poza KSeF po 1 kwietnia 2026 r. będą dopuszczalne tylko w ściśle określonych awaryjnych procedurach.
KSeF 2.0 – Co zmienia nowa wersja systemu?
KSeF 2.0 to nowa odsłona systemu wprowadzona przez Ministerstwo Finansów, mająca zapewnić:
- wyższą stabilność,
- odporność na przeciążenia,
- szybsze przetwarzanie dokumentów,
- lepszą obsługę uprawnień (podatnika KSeF 2.0),
- pełną integrację z aplikacją podatnika KSeF.
KSeF 2.0 ma wyeliminować problemy, które pojawiły się w KSeF 1.0, m.in. awarie i niedostępność systemu.
Wystawianie e-faktur poza KSeF – kiedy jest możliwe?
Po 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. faktury poza KSeF można wystawić tylko w procedurze awaryjnej, kiedy KSeF jest niedostępny.
Przedsiębiorca musi wtedy:
- wystawić fakturę offline,
- wysłać ją do systemu po ustaniu awarii,
- oznaczyć dokument jako wystawiony w trybie offline.
System KSeF porównuje dane i nadaje numer KSeF z datą przyjęcia dokumentu.
Faktury w systemie KSeF – rodzaje i reguły
Faktury w systemie KSeF podlegają ścisłym regułom, które mają na celu zapewnienie spójności i bezpieczeństwa dokumentów finansowych. Dzięki ustrukturyzowanemu formatowi system ułatwia weryfikację danych oraz automatyczne archiwizowanie faktur.
Faktury pierwotne
Są to faktury wystawione w systemie KSeF lub przesłane offline, które następnie zostały zapisane w formie ustrukturyzowanej. Dzięki temu system umożliwia ich automatyczną weryfikację, archiwizację i dalsze przetwarzanie w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.
Faktury korygujące
Faktura korygująca w systemie KSeF musi odnosić się do numeru faktury pierwotnej i nie może być wystawiona poza KSeF. System automatycznie nadaje jej nowy numer KSeF, co zapewnia pełną zgodność z przepisami i umożliwia prawidłową identyfikację wszystkich dokumentów w ewidencji.
KSeF – tabela podstawowych zasad
|
Obszar |
Jak działa w KSeF? |
|
Nadawanie numeru KSeF |
Numer nadawany przez system; jest potwierdzeniem wystawienia. |
|
Data wystawienia |
Data nadania numeru KSeF. |
|
Odbiór faktury |
Automatyczny dostęp odbiorcy po udzieleniu uprawnienia. |
|
Przechowywanie |
10 lat w KSeF – brak konieczności archiwum lokalnego. |
|
Awaria KSeF |
Wystawianie offline + obowiązek późniejszej wysyłki do systemu. |
|
Faktura korygująca |
Zawsze przez KSeF, wymaga wskazania numeru KSeF faktury pierwotnej. |
Jak korzystać z KSeF – praktyczne wskazówki
Aby skutecznie i bezproblemowo korzystać z systemu KSeF, warto przygotować firmę i jej procesy księgowe na nowe obowiązki związane z e-fakturami. Prawidłowe przygotowanie minimalizuje ryzyko błędów przy wystawianiu i przesyłaniu faktur, a także zapewnia ciągłość działania w przypadku problemów technicznych.
Aby korzystać z KSeF bez błędów:
- używaj programu zintegrowanego z KSeF (ERP/księgowy),
- weryfikuj dane kontrahenta (NIP, adres),
- ustrukturyzuj procesy wewnętrzne — np. obieg dokumentów,
- zabezpiecz tokeny i certyfikaty KSeF,
- ustal procedurę działania podczas awarii KSeF.
Masz pytania? Poznaj naszą ofertę i nie martw się reformą!
Czujesz, że powinieneś przygotować swoją firmę na obowiązkowe e-faktury, ale nie wiesz, od czego zacząć? Dzięki naszemu doświadczeniu i wsparciu, wdrożenie KSeF stanie się proste, a Ty będziesz mógł skupić się na rozwoju firmy, zamiast martwić się formalnościami i nowymi wymogami prawnymi. Sprawdź, jak prawidłowo wystawiać e-faktury, jak korzystać z KSeF 2.0 i jak zintegrować swój program do fakturowania – wybierając nasz program do faktur, cały proces fakturowania stanie się jasny i bezpieczny!
Co jeszcze powinieneś wiedzieć?
Kiedy wchodzą elektroniczne faktury?
Obowiązek wystawiania e-faktur w ramach KSeF zacznie obowiązywać 1 lutego 2026 r. Od tego momentu wszystkie firmy będą musiały korzystać z systemu, choć dobrowolnie można go używać już teraz, by wcześniej przygotować procesy.
Czy KSeF będzie darmowy?
Tak, korzystanie z KSeF jest w pełni bezpłatne dla przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów udostępnia oficjalny portal oraz API, dzięki czemu można zintegrować system z dowolnym programem księgowym bez dodatkowych opłat.
Na czym polega e-faktura?
E-faktura to ustandaryzowany dokument w formacie XML, który trafia do KSeF i jest tam automatycznie weryfikowany oraz archiwizowany. System nadaje jej indywidualny numer i udostępnia nabywcy, eliminując ryzyko błędów i znikania faktur.
Kto będzie musiał wystawiać e-faktury?
Od 1 lutego 2026 r. e-faktury będą obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT, a także dla większości firm zwolnionych z VAT w zakresie dokumentów objętych KSeF. Oznacza to, że niemal każda działalność gospodarcza w Polsce będzie musiała przejść na e-fakturowanie.
Podsumowanie
KSeF to największa reforma fakturowania w historii polskiego podatku VAT. System ujednolici proces wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur oraz ograniczy błędy formalne dzięki automatycznej weryfikacji dokumentów. Obowiązkowe wdrożenie od 2026 r. oznacza, że przedsiębiorcy muszą przygotować swoje systemy i procedury z wyprzedzeniem. Integracja z KSeF, szkolenia oraz testy wysyłki faktur to klucz do bezproblemowego wejścia w erę pełnej cyfryzacji fakturowania. Dobrze wdrożony KSeF usprawni pracę zarówno przedsiębiorców, jak i księgowych.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Masz dodatkowe pytania? Jesteśmy do Twojej dyspozycji i chętnie udzielimy wszelkiej potrzebnej pomocy. Dzięki naszym rozwiązaniom takim jak program do faktury Fakturowanie DGCS System nowa reforma nie będzie już budziła przerażenia, a Ty będziesz mógł spokojnie rozwijać swój biznes. Napisz do nas i przekonaj się jakie to proste!
Chcesz porozmawiać?
Chętnie odpowiemy na Twoje pytania o KSeF telefonicznie:
62 591 91 19
biuro@biznesmen.com.pl
lub dowiedz się więcej na naszej stronie internetowej - dGCS Biznesmen
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Kiedy elektroniczne faktury w systemie KSeF staną się obowiązkowe?
Obowiązek korzystania z KSeF dla wszystkich czynnych podatników VAT wejdzie w życie w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów, przy czym Ministerstwo Finansów umożliwia rozpoczęcie testów systemu już od 1 stycznia 2024 r.
Czym są faktury w systemie KSeF?
Faktury w formie e-faktur są przesyłane do KSeF i przechowywane za pośrednictwem krajowego systemu e-faktur, a system nadaje im unikalny numer KSeF oraz zapewnia dostęp do faktur sprzedażowych i faktur VAT w formacie ustrukturyzowanym.
Co to jest e-faktura i jak ją wystawiać?
E-faktura to faktura VAT w formacie XML, którą można wystawiać za pomocą programu do wystawiania faktur zintegrowanego z KSeF i zapisać oraz wysłać do KSeF w trybie online.
Czy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe?
Obowiązek stosowania KSeF dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r., a każda faktura wystawiona poza KSeF po tym terminie wymaga specjalnej procedury awaryjnej.
Jak działa KSeF 2.0 i czym różni się od wcześniejszej wersji?
Nowa wersja KSeF 2.0 zwiększa stabilność i odporność systemu na przeciążenia, umożliwia lepszą autoryzację w KSeF i szybszą wysyłkę do KSeF faktur w formacie ustrukturyzowanym.
Czy faktura korygująca musi być wystawiona w KSeF?
Tak, faktura korygująca zawsze musi być przesłana do KSeF i odnosić się do numeru faktury pierwotnej, a system nada nowy numer KSeF dla takiej faktury.
Jak mogę wystawiać faktury w KSeF w przypadku awarii systemu?
W przypadku niedostępności KSeF fakturę należy wystawić offline, zapisać i wysłać do KSeF po ustaniu awarii, a system nada numer KSeF zgodnie z datą przesłania.
Jak integracja z KSeF ułatwia fakturowanie w firmie?
System KSeF pozwala fakturować w KSeF pośrednictwem zintegrowanego programu do wystawiania faktur, automatycznie nadaje numer KSeF, umożliwia zapisanie wersji roboczej faktury i ułatwia autoryzację w KSeF oraz uprawnienia w KSeF podatnika.
