14-02-2023
Rozpoczynając pracę z programem należy wprowadzić dane osobowe pracowników, zleceniobiorców, właścicieli, uczniów, wspólników czy osób współpracujących. Wprowadzenie danych ewidencyjnych osób uzupełniamy w oknie Kadry>Dane pracowników.
Aby wprowadzić informacje dotyczące pracownika do kartoteki należy wejść w menu Kadry>Dane pracowników. Okno to umożliwia wprowadzanie, zmianę i usuwanie danych personalnych osób, które są pracownikami zatrudnionymi na umowę o pracę lub zleceniobiorcami, z którymi zawarto umowę cywilno-prawną, a także osób, które są właścicielami, wspólnikami lub osobami współpracującymi.
Wprowadzenie pracownika prezentujemy również na poniższym filmie:
Przed wprowadzaniem jakichkolwiek danych należny po prawej stronie wybrać opcję Nowe dane. Na zakładce Dane identyfikacyjne/zatrudnienie uzupełniamy odpowiednie dane osobowe dotyczące pracownika. Wpisujemy więc nazwisko i imię pracownika, pesel, nip. Data urodzenia uzupełniła się automatycznie, uzupełniamy więc miejsce urodzenia i dane dotyczące dokumentu tożsamości.
Następnie wpisujemy informacje dotyczące zatrudnienia pracownika. Uzupełniamy więc datę przyjęcia, stanowisko, na jakim dana osoba pracuje i wymiar etatu. Należy zwrócić uwagę na zawartość tych pół, ponieważ na podstawie informacji w nich zawartych program generuje odpowiednie raporty, o stanie zatrudnienia w danym dniu, miesiącu, roku oraz inne. Do tych raportów brane są tylko osoby, które zgodnie z informacjami zawartymi w tych polach są zatrudnione w okresie, którego dany raport dotyczy. Na podstawie tych danych obniżany jest urlop wypoczynkowy do wymiaru proporcjonalnego do okresu zatrudnienia w roku. Następnie wybieramy odpowiedni Typ pracownika, czy jest to pracownik, właściciel, wspólnik, osoba współpracująca, taki typ wybieramy w przypadku, gdy dana osoba jest członkiem rodziny właściciela firmy, czy tez uczeń. Opcję osoba zwolniona wybieramy w przypadku, gdy pracownik zostaje zwolniony.
Poniżej wybieramy, czy dana osoba jest tylko i wyłącznie pracownikiem, pracownikiem i zleceniobiorcą, czy też wyłącznie zleceniobiorcą. W przypadku zwalnianego pracownika typ osoba zwolniona musi być wybrany w obu opcjach, w tym miejscu oraz powyżej. Osoby oznaczone w którymkolwiek z pól Typ pracownika jako zwolnione nie są uwzględniane przy tworzeniu deklaracji i raportów do ZUS. Każdego pracownika możemy też przypisać do określonego działu, który wcześniej należy utworzyć w menu Konfiguracja>Dla aktualnej firmy>Działy pracowników. Możemy również pracownikowi przypisać Typ zawodowy. Pole to umożliwia podział pracowników według grup zawodowych, np.: nauczyciele, lekarze, czy też administracja, które występują w różnych działach firmy. Umożliwia to pracę w kontekście pracowników danego typu zawodowego wybranych z kilku działów lub całej firmy.
Po uzupełnieniu przechodzimy na zakładkę Dane ewidencyjne i wpisujemy dalsze informacje dotyczące pracownika. Sekcja Prawo wykonywania zawodu zawiera pola dotyczące numeru prawa dotyczące wykonywania zawodu, daty jego ważności, numeru legitymacji pracownika, daty jej wydania oraz okresu ważności. Na podstawie tych danych można tworzyć wydruk Karta uprawnień dostępny w tym oknie.
Pole ilość godzin urlopu w dniu odpowiada za odpowiednie przeliczenie ilości urlopu należnego pracownikowi z dnia na godziny według normy czasu pracy.
Pole Pierwsza praca pozwala zaznaczyć fakt zatrudnienia pracownika, który podejmuje pierwszą pracę. Informacja ta jest wykorzystywana przy generowaniu raportów i zestawień przydatnych do sporządzania informacji i sprawozdań do GUS.
Pole Stanowisko robotnicze pozwala zaznaczyć fakt zatrudnienia pracownika na takim stanowisku.
Następnie uzupełniamy Adres zameldowania pracownika. Zakładka Adres zamieszkania i Adres do korespondencji uzupełniamy tylko w przypadku, gdy są one inne niż adres zameldowania.
W zakładce Ochrona program rejestruje dla każdego pracownika informacje dotyczące daty tworzenia i modyfikacji danych personalnych oraz identyfikatory użytkowników dokonujących tych zmian.
Ponadto istnieje również możliwość odnotowania informacji o udostępnianiu danych innym podmiotom.
Jeśli wszystko zostało uzupełnione zatwierdzamy wybierając opcję Zachowaj zmiany.
Po uzupełnieniu danych pracownika możemy wygenerować odpowiednie wydruki. Okno w sekcji wydruki na prawym panelu umożliwia wydrukowanie kwestionariuszy pustych bądź wypełnionych, a także urzędowych wzorców tych kwestionariuszy oraz Kartę uprawnień. Wydruk zawiera dane dotyczące uprawnień zawodowych oraz legitymacji pracownika.
Wydruk Adresy zawiera dane teleadresowe pracownia z podziałem na rodzaje adresów. Sekcja wydruki umożliwia drukowanie dokumentów zbiorczo dla grupy pracowników, działu lub wszystkich.
