31-03-2026
1. Uruchomienie modułu
Po wykonaniu czynności konfiguracyjnych opisanych w artykule Konfiguracja komunikacji z KSeF możesz wystawiać i wysyłać faktury do systemu KSeF Ministerstwa Finansów.
2. Wystawienie nowej faktury w wariancie Przedprodukcyjnym (demo) lub Produkcyjnym
- Wybierz z głównego menu Sprzedaż/Faktura.
- Sprawdź numer kolejny wystawianego dokumentu oraz daty sprzedaży.
3. Ustalenie dat i numeracji
- Numer faktury: Program zazwyczaj nadaje go automatycznie zgodnie ze zdefiniowaną serią (np. 1/2026).
- Daty: Sprawdź poprawność Daty wystawienia oraz Daty sprzedaży (dostawy towaru/usługi). W większości przypadków są one identyczne.
4. Dane kontrahenta (Nabywca)
W sekcji „Kontrahent” masz dwie drogi:
- Wybór z bazy: Kliknij opcję Kontrahenci (lub F7), aby wybrać klienta, który jest już wpisany do systemu.
- Nowy kontrahent: Jeśli to nowy klient, najszybciej zrobisz to klikając przycisk Pobierz z GUS – program sam uzupełni nazwę i adres.
- Możesz również dodać do faktury innego odbiorcę niż jest nabywca oraz innego płatnika.
- System obsługuje wymogi KSeF dotyczące wystawania faktur na Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST) oraz Identyfikatory wewnętrzne (IDWew)
5. Dodawanie pozycji na fakturze
To tutaj określasz, za co wystawiasz fakturę.
- Wybierz towar/usługę z kartoteki (jeśli masz je zdefiniowane) lub wpisz nazwę ręcznie.
- Wpisz Ilość oraz Cenę (netto lub brutto – program sam przeliczy resztę).
- Sprawdź stawkę VAT (domyślnie zazwyczaj 23%).
- Zatwierdź pozycję przyciskiem OK. Jeśli masz więcej pozycji, powtórz proces.
6. Płatność i uwagi
- Forma płatności: Wybierz z listy (np. przelew, gotówka).
- Termin płatności: Program wyliczy go automatycznie.
7. Zakładka KSeF
- Status dokumentu: Wybierz z listy jeden z dostępnych wariantów działania programu po wystawieniu faktury:
- Wyślij: jeśli chcesz wysłać fakturę do KSeF natychmiast po jej wystawieniu.
- Wyślij później: faktura jest zapisywana, ale nie jest wysyłana do KSeF w tym momencie. Możesz to wykonać w dowolnej chwili, a jeśli zapomnisz program przypomni Ci o tym podczas jego zamykania.
- Offline: stosowany w sytuacjach, gdy w chwili wystawiania faktury zaistniał problem techniczny uniemożliwiający wysłanie jej do KSeF np. brak dostępu do internetu, awaria systemu KSeF itp. W takim przypadku należy ją wydrukować i przekazać kupującemu. Wydruk będzie zawierać dwa kody QR na podstawie których, nabywca będzie mógł sprawdzić czy po usunięciu awarii zmienił się jej status w KSeF, skanując kody QR.
- Nie wysyłaj: dotyczy dokumentów sprzedaży, których nie trzeba wysyłać do KSeF.
- Poza systemem: status stosowany w szczególnych przypadkach np. trzeba wystawić fakturę korygującą do dokumentu sprzedaży z przed lat, który nie istnieje w systemie Biznesmen PRO (np. firma nie korzystała wtedy z naszego oprogramowania).
- Ważne! Nie musisz ręcznie wskazywać status za każdym razem, gdy wystawiasz fakturę. Możesz ustawić domyślny (najczęściej stosowany), który będzie się sam podpowiadać automatycznie. Wejdź w menu Konfiguracja/Ustawienia/Zakładka KSeF/ pole „Po wystawieniu dokumentu sprzedaży nadaj mu status KSeF” i wybierz najczęściej używany.
8. Zapis i wydruk
- Gdy wszystko się zgadza, kliknij Zapisz.
- W zależności od ustawionego statusu dokumentu system postąpi zgodnie dokonanym wyborem np. gdy jest ‘Wyślij” faktura zostanie wysłana do KSeF Ministerstwa Finansów.
- Pojawi się okno z pytaniem o wydruk. Możesz wybrać Podgląd, aby sprawdzić, czy faktura wygląda dobrze, lub od razu wysłać ją do Drukarki lub wyeksportować do PDF, by wysłać ją mailem do klienta. Wydruk będzie zawierać numer KSeF oraz dwa kody QR.
