ZUS ERP-7: jak poprawnie wypełnić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu?
Każdy pracodawca, niezależnie od tego, czy relacja zatrudnienia z pracownikiem trwa nadal, czy już się zakończyła, może zostać zobowiązany do wystawienia zaświadczenia potwierdzającego przebieg zatrudnienia i wysokość otrzymywanych dochodów. Chodzi o dokument znany jako druk ERP-7. Sprawdź, czym jest zaświadczenie ERP-7, kiedy należy je sporządzić i jak je prawidłowo wypełnić.
Co to jest druk ERP-7?
Formularz ERP-7, znany również jako zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, to oficjalny dokument wykorzystywany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Jego głównym celem jest dostarczenie danych potrzebnych do ustalenia świadczenia emerytalnego lub rentowego, a także do obliczenia kapitału początkowego. Zaświadczenie ERP-7 zastąpiło wcześniejszy druk RP-7 i od 2018 roku funkcjonuje w bardziej przejrzystej i rozbudowanej formie.
Kto jest zobowiązany do wystawienia zaświadczenia ZUS ERP-7?
Obowiązek sporządzenia dokumentu spoczywa na płatniku składek, czyli najczęściej na pracodawcy. W wyjątkowych przypadkach może to być również syndyk, likwidator, następca prawny firmy albo podmiot, któremu powierzono takie zadanie. Pracownik – obecny lub były – może w dowolnym momencie złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia, a obowiązkiem pracodawcy jest wtedy jego wystawienie.
W jakich sytuacjach potrzebny jest formularz ERP-7?
Dokument ten wymagany jest, gdy osoba ubezpieczona:
- ubiega się o emeryturę lub tzw. emeryturę pomostową,
- stara się o rentę z tytułu niezdolności do pracy,
- chce ponownie przeliczyć swoje świadczenia,
- potrzebuje ustalenia kapitału początkowego.
ZUS, na podstawie zawartych w formularzu informacji, wylicza podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, co wpływa bezpośrednio na wysokość przyznanego świadczenia.
Jak wypełnić druk ZUS ERP-7?
Do prawidłowego wypełnienia formularza potrzebne są dane zawarte w dokumentacji pracowniczej – listach płac, kartach wynagrodzeń i ewidencji czasu pracy. Druk można uzupełnić ręcznie lub komputerowo – przy czym zalecane jest używanie programu Adobe Reader lub Acrobat, które zapewniają zgodność z formatem ZUS.
W formularzu należy wskazać m.in.:
- dane identyfikacyjne pracodawcy (NIP, REGON),
- dane pracownika,
- okresy zatrudnienia, urlopów bezpłatnych i wychowawczych,
- szczegóły dotyczące wynagrodzeń i wypłat świadczeń.
Kluczowym elementem dokumentu jest tabela z siedmioma kolumnami, w których wpisuje się:
- Rok kalendarzowy.
- Wynagrodzenie zasadnicze i dodatki (np. premie, ekwiwalenty).
- Płatności z tytułu niezdolności do pracy (zasiłki chorobowe, macierzyńskie).
- Świadczenia rehabilitacyjne i wyrównawcze.
- Składniki wynagrodzenia, które mimo wcześniejszego wyłączenia stanowią podstawę składek.
- Dochody objęte składką na ubezpieczenie wypadkowe (np. trzynastki).
- Inne wypłaty, które nie pasują do wcześniejszych kategorii (np. rekompensaty w sektorze budżetowym).
Jeśli pracownik przekroczył roczną podstawę wymiaru składek, należy wypełnić także drugą tabelę. W przeciwnym razie można ją pominąć.
Czego unikać przy wypełnianiu zaświadczenia ERP-7?
Najczęstsze błędy przy sporządzaniu zaświadczenia to:
- brak pieczęci i podpisów,
- nieczytelne pismo przy wypełnianiu ręcznym,
- użycie ołówka lub nieodpowiedniego koloru długopisu,
- błędne kwoty świadczeń.
Warto zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych – błędne informacje mogą skutkować koniecznością zwrotu nadpłaconych przez ZUS świadczeń przez pracodawcę.
Co jeśli nie ma pełnej dokumentacji?
Jeżeli nie masz dostępu do pełnych danych dotyczących zarobków danego pracownika, w formularzu należy zaznaczyć brak dokumentacji. W takiej sytuacji ZUS sam ustali średnie zarobki na podstawie dostępnych danych, by obliczyć należne świadczenie.
Szukasz programu do działu kadry, który wesprze Cię również w wypełnianiu ERP-7?
Jeśli zależy Ci na sprawnym i bezbłędnym sporządzaniu dokumentów kadrowych, w tym również formularza ERP-7, warto postawić na sprawdzone rozwiązania. Program Kadry, Płace i ZUS PRO od dGCS Biznesmen to kompleksowe narzędzie stworzone z myślą o działach kadrowo-płacowych.
To niezawodne wsparcie zarówno dla dużych firm, jak i mniejszych przedsiębiorstw, które chcą mieć pewność, że obowiązki wobec ZUS są realizowane terminowo i zgodnie z prawem.
Jak wygenerować dane do ERP-7 w programie Kadry, Płace i ZUS PRO?
Druk ERP-7 przedstawia dane dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia. Wystawiany jest przez pracodawcę na wniosek pracownika przechodzącego na emeryturę lub rentę.
W programie Kadry, Płace i ZUS PRO nie ma bezpośredniego wydruku ERP-7. Program natomiast generuje dane, które zawierają informacje na temat okresu zatrudnienia i pobieranych wynagrodzeń, które mogą być wykorzystane przy sporządzaniu druku. W celu wygenerowania tych danych należy przejść na zakładkę Deklaracje>Dane do ERP-7:
Po kliknięciu zostanie wyświetlony komunikat o dokonaniu zapisu wraz ze wskazaniem ścieżki:
Standardowa lokalizacja, w której zapisywane są pliki generowane z programu to: C:\ProgramData\BiznesmenPRO\Kadry\export. We wskazanej lokalizacji znajduje się plik zawierający dane do ERP-7, który uruchomić można za pomocą arkusza kalkulacyjnego.
Do prezentowanych danych brane są pod uwagę wszystkie składniki, które w swojej definicji mają ustawione odpowiednie oznaczenie:
Kwestie te można zweryfikować przechodząc na zakładkę Płace>Definiowanie>Składniki płacowe. Po wybraniu odpowiedniego składnika wystarczy przejść na zakładkę Inne/Rozdysponowanie Spec i sprawdzić jego ustawienie.
Podsumowanie
Zaświadczenie ERP-7 to ważny dokument dla osób ubiegających się o emeryturę, rentę z tytułu niezdolności do pracy lub ustalenie kapitału początkowego. Obowiązek jego wystawienia spoczywa na płatniku składek, czyli najczęściej pracodawcy. Dokument ten musi zostać wypełniony starannie i rzetelnie, ponieważ stanowi podstawę do wyliczenia należnych świadczeń z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
1. Czym jest formularz ERP-7 i kiedy trzeba go wystawić?
ERP-7 to formularz służący do potwierdzenia danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracownika. Pracodawca ma obowiązek jego wystawienia, gdy pracownik zamierza ubiegać się o emeryturę lub rentę, ustalenie kapitału początkowego lub przeliczenie wcześniej przyznanych świadczeń. Dokument ten wypełnia się na wniosek pracownika – niezależnie od tego, czy nadal pracuje, czy już nie.
2. Kto jest zobowiązany do wystawienia zaświadczenia ZUS ERP-7?
Obowiązek sporządzenia dokumentu spoczywa na płatniku składek do wystawienia zaświadczenia, czyli najczęściej na pracodawcy. W wyjątkowych przypadkach może to być pełnomocnik upoważniony przez płatnika składek, likwidator, syndyk, a w przypadku pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej – Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa.
3. Jakie dane należy zawrzeć w zaświadczeniu ERP-7?
We wniosku muszą się znaleźć m.in.:
- Informacje o pracowniku (dane osoby ubezpieczonej),
- okresy zatrudnienia,
- wymiar czasu pracy,
- okresy urlopów (np. wychowawczego),
- czas niezdolności do pracy,
- dane o wypłaconych świadczeniach,
- szczegółowe informacje o zarobkach za dany rok kalendarzowy.
W części końcowej formularza można zawrzeć też informacje dotyczące pełnomocnika upoważnionego przez płatnika składek.
4. Jakie znaczenie mają dane zawarte w tabeli ERP-7?
Dane wpisane w tabeli służą do określenia podstawy wymiaru emerytury i podstawy wymiaru renty z tytułu niezdolności do pracy. W każdej z kolumn należy wskazać konkretne składniki:
W kolumnie 7 umieszczamy pozostałe kwoty wypłat, które nie mieszczą się w pozostałych kategoriach, np. rekompensaty czy nagrody niestanowiące podstawy składkowej.
5. Czy trzeba uwzględnić wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy?
Tak. Wynagrodzenie za czas niezdolności oraz zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze należy dokładnie wskazać w odpowiednich kolumnach formularza.
6. Czy formularz ERP-7 trzeba wypełniać zawsze po zakończeniu pracy?
Nie. ERP-7 należy wypełnić wyłącznie, gdy pracownik złoży formalny wniosek. Pracodawca musi wypełnić ten dokument niezależnie od tego, kiedy zakończył się stosunek pracy.
7. Co jeśli dokumentacja płacowa nie jest kompletna?
W przypadku braku pełnych danych można dopisać odpowiednią adnotację. Wówczas ZUS przyjmie średnie wartości dla danego okresu i na ich podstawie ustala podstawę wymiaru renty z tytułu niezdolności do pracy oraz emerytury.
8. Czy dane zawarte w ERP-7 wpływają na wysokość świadczenia?
Tak. Formularz bezpośrednio wpływa na wysokość wypłacanej emerytury przyznawanej na starych zasadach oraz rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Dlatego tak ważna jest dokładność danych o świadczeniach za dany rok kalendarzowy i zgodność z systemem ubezpieczeń społecznych.