ZUS ERP-7: jak poprawnie wypełnić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu?

Każdy pracodawca, niezależnie od tego, czy relacja zatrudnienia z pracownikiem trwa nadal, czy już się zakończyła, może zostać zobowiązany do wystawienia zaświadczenia potwierdzającego przebieg zatrudnienia i wysokość otrzymywanych dochodów. Chodzi o dokument znany jako druk ERP-7. Sprawdź, czym jest zaświadczenie ERP-7, kiedy należy je sporządzić i jak je prawidłowo wypełnić.

Co to jest druk ERP-7?

Formularz ERP-7, znany również jako zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, to oficjalny dokument wykorzystywany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Jego głównym celem jest dostarczenie danych potrzebnych do ustalenia świadczenia emerytalnego lub rentowego, a także do obliczenia kapitału początkowego. Zaświadczenie ERP-7 zastąpiło wcześniejszy druk RP-7 i od 2018 roku funkcjonuje w bardziej przejrzystej i rozbudowanej formie.

Kto jest zobowiązany do wystawienia zaświadczenia ZUS ERP-7?

Obowiązek sporządzenia dokumentu spoczywa na płatniku składek, czyli najczęściej na pracodawcy. W wyjątkowych przypadkach może to być również syndyk, likwidator, następca prawny firmy albo podmiot, któremu powierzono takie zadanie. Pracownik – obecny lub były – może w dowolnym momencie złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia, a obowiązkiem pracodawcy jest wtedy jego wystawienie.

W jakich sytuacjach potrzebny jest formularz ERP-7?

Dokument ten wymagany jest, gdy osoba ubezpieczona:

ubiega się o emeryturę lub tzw. emeryturę pomostową,
stara się o rentę z tytułu niezdolności do pracy,
chce ponownie przeliczyć swoje świadczenia,
potrzebuje ustalenia kapitału początkowego.

ZUS, na podstawie zawartych w formularzu informacji, wylicza podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, co wpływa bezpośrednio na wysokość przyznanego świadczenia.

Jak wypełnić druk ZUS ERP-7?

Do prawidłowego wypełnienia formularza potrzebne są dane zawarte w dokumentacji pracowniczej – listach płac, kartach wynagrodzeń i ewidencji czasu pracy. Druk można uzupełnić ręcznie lub komputerowo – przy czym zalecane jest używanie programu Adobe Reader lub Acrobat, które zapewniają zgodność z formatem ZUS.

W formularzu należy wskazać m.in.:

dane identyfikacyjne pracodawcy (NIP, REGON),
dane pracownika,
okresy zatrudnienia, urlopów bezpłatnych i wychowawczych,
szczegóły dotyczące wynagrodzeń i wypłat świadczeń.

Kluczowym elementem dokumentu jest tabela z siedmioma kolumnami, w których wpisuje się:

Rok kalendarzowy.
Wynagrodzenie zasadnicze i dodatki (np. premie, ekwiwalenty).
Płatności z tytułu niezdolności do pracy (zasiłki chorobowe, macierzyńskie).
Świadczenia rehabilitacyjne i wyrównawcze.
Składniki wynagrodzenia, które mimo wcześniejszego wyłączenia stanowią podstawę składek.
Dochody objęte składką na ubezpieczenie wypadkowe (np. trzynastki).
Inne wypłaty, które nie pasują do wcześniejszych kategorii (np. rekompensaty w sektorze budżetowym).

Jeśli pracownik przekroczył roczną podstawę wymiaru składek, należy wypełnić także drugą tabelę. W przeciwnym razie można ją pominąć.

Czego unikać przy wypełnianiu zaświadczenia ERP-7?

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu zaświadczenia to:

brak pieczęci i podpisów,
nieczytelne pismo przy wypełnianiu ręcznym,
użycie ołówka lub nieodpowiedniego koloru długopisu,
błędne kwoty świadczeń.

Warto zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych – błędne informacje mogą skutkować koniecznością zwrotu nadpłaconych przez ZUS świadczeń przez pracodawcę.

Co jeśli nie ma pełnej dokumentacji?

Jeżeli nie masz dostępu do pełnych danych dotyczących zarobków danego pracownika, w formularzu należy zaznaczyć brak dokumentacji. W takiej sytuacji ZUS sam ustali średnie zarobki na podstawie dostępnych danych, by obliczyć należne świadczenie.

Szukasz programu do działu kadry, który wesprze Cię również w wypełnianiu ERP-7?

Jeśli zależy Ci na sprawnym i bezbłędnym sporządzaniu dokumentów kadrowych, w tym również formularza ERP-7, warto postawić na sprawdzone rozwiązania. Program Kadry, Płace i ZUS PRO od dGCS Biznesmen to kompleksowe narzędzie stworzone z myślą o działach kadrowo-płacowych.

To niezawodne wsparcie zarówno dla dużych firm, jak i mniejszych przedsiębiorstw, które chcą mieć pewność, że obowiązki wobec ZUS są realizowane terminowo i zgodnie z prawem.

Jak wygenerować dane do ERP-7 w programie Kadry, Płace i ZUS PRO?

Druk ERP-7 przedstawia dane dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia. Wystawiany jest przez pracodawcę na wniosek pracownika przechodzącego na emeryturę lub rentę.

W programie Kadry, Płace i ZUS PRO nie ma bezpośredniego wydruku ERP-7. Program natomiast generuje dane, które zawierają informacje na temat okresu zatrudnienia i pobieranych wynagrodzeń, które mogą być wykorzystane przy sporządzaniu druku. W celu wygenerowania tych danych należy przejść na zakładkę Deklaracje>Dane do ERP-7:

Po kliknięciu zostanie wyświetlony komunikat o dokonaniu zapisu wraz ze wskazaniem ścieżki:

Standardowa lokalizacja, w której zapisywane są pliki generowane z programu to: C:\ProgramData\BiznesmenPRO\Kadry\export. We wskazanej lokalizacji znajduje się plik zawierający dane do ERP-7, który uruchomić można za pomocą arkusza kalkulacyjnego.

Do prezentowanych danych brane są pod uwagę wszystkie składniki, które w swojej definicji mają ustawione odpowiednie oznaczenie:

Kwestie te można zweryfikować przechodząc na zakładkę Płace>Definiowanie>Składniki płacowe. Po wybraniu odpowiedniego składnika wystarczy przejść na zakładkę Inne/Rozdysponowanie Spec i sprawdzić jego ustawienie.

Podsumowanie

Zaświadczenie ERP-7 to ważny dokument dla osób ubiegających się o emeryturę, rentę z tytułu niezdolności do pracy lub ustalenie kapitału początkowego. Obowiązek jego wystawienia spoczywa na płatniku składek, czyli najczęściej pracodawcy. Dokument ten musi zostać wypełniony starannie i rzetelnie, ponieważ stanowi podstawę do wyliczenia należnych świadczeń z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Czym jest formularz ERP-7 i kiedy trzeba go wystawić?

ERP-7 to formularz służący do potwierdzenia danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracownika. Pracodawca ma obowiązek jego wystawienia, gdy pracownik zamierza ubiegać się o emeryturę lub rentę, ustalenie kapitału początkowego lub przeliczenie wcześniej przyznanych świadczeń. Dokument ten wypełnia się na wniosek pracownika – niezależnie od tego, czy nadal pracuje, czy już nie.

2. Kto jest zobowiązany do wystawienia zaświadczenia ZUS ERP-7?

Obowiązek sporządzenia dokumentu spoczywa na płatniku składek do wystawienia zaświadczenia, czyli najczęściej na pracodawcy. W wyjątkowych przypadkach może to być pełnomocnik upoważniony przez płatnika składek, likwidator, syndyk, a w przypadku pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej – Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa.

3. Jakie dane należy zawrzeć w zaświadczeniu ERP-7?

We wniosku muszą się znaleźć m.in.:

Informacje o pracowniku (dane osoby ubezpieczonej),
okresy zatrudnienia,
wymiar czasu pracy,
okresy urlopów (np. wychowawczego),
czas niezdolności do pracy,
dane o wypłaconych świadczeniach,
szczegółowe informacje o zarobkach za dany rok kalendarzowy.

W części końcowej formularza można zawrzeć też informacje dotyczące pełnomocnika upoważnionego przez płatnika składek.

4. Jakie znaczenie mają dane zawarte w tabeli ERP-7?

Dane wpisane w tabeli służą do określenia podstawy wymiaru emerytury i podstawy wymiaru renty z tytułu niezdolności do pracy. W każdej z kolumn należy wskazać konkretne składniki:

W kolumnie 7 umieszczamy pozostałe kwoty wypłat, które nie mieszczą się w pozostałych kategoriach, np. rekompensaty czy nagrody niestanowiące podstawy składkowej.

5. Czy trzeba uwzględnić wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy?

Tak. Wynagrodzenie za czas niezdolności oraz zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze należy dokładnie wskazać w odpowiednich kolumnach formularza.

6. Czy formularz ERP-7 trzeba wypełniać zawsze po zakończeniu pracy?

Nie. ERP-7 należy wypełnić wyłącznie, gdy pracownik złoży formalny wniosek. Pracodawca musi wypełnić ten dokument niezależnie od tego, kiedy zakończył się stosunek pracy.

7. Co jeśli dokumentacja płacowa nie jest kompletna?

W przypadku braku pełnych danych można dopisać odpowiednią adnotację. Wówczas ZUS przyjmie średnie wartości dla danego okresu i na ich podstawie ustala podstawę wymiaru renty z tytułu niezdolności do pracy oraz emerytury.

8. Czy dane zawarte w ERP-7 wpływają na wysokość świadczenia?

Tak. Formularz bezpośrednio wpływa na wysokość wypłacanej emerytury przyznawanej na starych zasadach oraz rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Dlatego tak ważna jest dokładność danych o świadczeniach za dany rok kalendarzowy i zgodność z systemem ubezpieczeń społecznych.