Witryna, na której się znalazłeś wykorzystuje pliki cookies, dalsze korzystanie z niej oznacza wyrażenie zgody na wykorzystanie plików cookies. Więcej informacji znajdziesz w Polityce Prywatności.

Tak rozumiem

Faktura zaliczkowa - jak prawidłowo ją wystawić?
dodany przez , dnia: 13.10.2014
8 komentarzy

Temat prawidłowego wystawienia faktury zaliczkowej pojawia się dość często podczas rozmów z naszymi konsultantami pomocy technicznej. W związku z tym, postanowiliśmy nieco dokładniej opisać proces rozliczania zaliczek przy pomocy programu Fakturowanie PRO i PRO Plus.

Najczęstszym błędem jest wprowadzenie przez użytkownika kwoty sprzedawanego towaru/usługi w wartości równej wpłacanej zaliczki.


Wystawienie faktury zaliczkowej w programach z serii Podatnik jest czynnością niezwykle prostą i nie odbiega znacząco od wystawienia standardowej faktury.

 

Proces wystawianie faktury zaliczkowej, kolejnej wpłaty do tej samej transakcji oraz faktury końcowej został przedstawiony na poniższym filmie:


 

 



Po otwarciu faktury zaliczkowej rozpoczynamy od wyboru ze słownika kontrahenta, któremu sprzedajemy towar lub usługę - w tym celu klikamy na opcję Słownik kontrahentów (F7), zaznaczamy go na liście i wybieramy opcję Wybierz. Jeśli kontrahent nie został wcześniej zapisany w słowniku, możemy to wykonać w tym momencie korzystając z opcji Nowy.


 

Kolejnym krokiem jest wybór towaru lub usługi, które sprzedajemy - klikamy na Słownik towarów (F2) lub Słownik usług (F3) i po zaznaczeniu wybranej pozycji klikamy na opcję Wybierz. Gdy towar lub usługa znajdzie się już na formularzu dokumentu należy uzupełnić odpowiednio rubryki tj. ilość, j.m., cena brutto itd. Jeśli towar lub usługa nie zostały wcześniej zapisane w słowniku, możemy to wykonać w tym momencie korzystając z opcji Nowy.
WAŻNE -  w polu cena brutto należy wprowadzić całkowitą cenę sprzedaży za towar lub usługę, jaką w przyszłości ma zapłacić nabywca. Nie należy wprowadzać ceny proporcjonalnej do wpłaconej zaliczki.

 

WARTO WIEDZIEĆ
Wprowadzenie całkowitej kwoty pozwoli programowi na automatyczne obliczenie brakującej należności
w przypadku kolejnych wpłat/zaliczek w ramach tej samej transakcji. Program odejmuje od kwoty całkowitej wszystkie wpłacone zaliczki, automatycznie oblicza kwotę jaka pozostała do zapłaty na fakturze końcowej, a więc osoba wystawiająca dokument nie musi sprawdzać wysokości wcześniej wpłaconych zaliczek.

Gdyby ww kwota uległa zmienie ze względu np. na koszty realizacji można ją zmienić na kolejnej fakturze zaliczkowej lub końcowej

 

 

Istotnym krokiem jest wybór odpowiedniego Środka transportu oraz Formy płatności z rozwijanej listy. Jeśli nie znajdujemy odpowiedniej formy płatności z dostępnych w programie, możemy zdefiniować ją samodzielnie wybierając  Formy zapłaty z menu Słowniki (górne menu). Identycznie postępujemy w przypadku Środka transportu.

 

 

W polu Zaliczka należy wprowadzić wpłaconą przez kontrahenta kwotę zaliczki. Od tej kwoty zostanie obliczony podatek VAT, wartość netto i brutto.

 


 

Aby wystawić i wydrukować dokument należy kliknąć na opcję Zapisz - program wyświetli okno z wyborem drukarki. Jeśli chcemy obejrzeć fakturę przed wydrukiem należy zaznaczyć opcję Ekran i kliknąć Drukuj.
 


 

 

Wystawianie kolejnej zaliczki do tej samej transakcji.

 

W przglądzie sprzedaży należy podświetlić wcześniej wystawioną Fakturę zaliczkową i wybrać opcję Zaliczka.

 

 

W polu Zaliczka program automatycznie wprowadzi brakującę kwotę, należy ją usunąć i wprowadzić wpłaconą przez klinta kwotę brutto - będzie to całkowita wartość wystawionego dokumentu. Następnie należy wybrać opcję Zapisz.

 

 

 

Wystawianie faktury końcowej.

 

W przglądzie sprzedaży należy podświetlić wcześniej wystawioną Fakturę zaliczkową i wybrać opcję Faktura końcowa do f.zal.

 

 

Program automatycznie wprowadzi brakującą kwotę w polu Wartość brutto uwzględniając poprzednie wpłaty - będzie to całkowita wartość wystawionego dokumentu. Następnie należy wybrać opcję Zapisz.

 

 

 

 

 


8 komentarzy

hubapiet
30.10.2014
Fakturę zaliczkową można też wystawić do ZOO. Drugą zaliczkę musimy jednak wystawiać do faktury zaliczkowej.
Użyteczną byłaby możliwość wystawiania wszystkich FZ i faktury końcowej do ZOO. Wtedy ZOO byłoby miejscem, które zbiera wszystkie powiązania i pozwala kontrolować stan poszczególnych rozliczeń.
Firmy budowlane na przykład mają 6-8 zaliczek a transakcji prowadzonych jednocześnie jest kilka. Wtedy byłoby to duże ułatwienie.

Odpowiedz
Admin Biznesmen
04.11.2014
Odp. Hubapiel: Proszę o dokładny opis wspomnianego przykładu gdzie występuje 6-8 zaliczek i jest prowadzonych jednocześnie kilka transakcji tzn. czy każde ZOO (Zamówienie od odbiorcy), z których miałyby powstać Fv zaliczkowe i końcowa mają takie same towary/usługi, czy różne, czy w Fv końcowej miałaby być uwzględniona suma wartości, ilości i towarów/usług ze wszystkich ZOO/Fv zaliczkowych?
Odpowiedz
hubapiet
04.11.2014
Np.:
Budujemy dom dla klienta z Wrocławia i budujemy dom dla klienta z Warszawy. Jednemu i drugiemu wystawiam po dokumencie ZOO, który zawiera pozycję usługową, np. "budowa domu".
Klient (każdy) płaci za usługę w 8 transzach. W tej chwili muszę wystawić fakturę zaliczkową do ZOO po pierwszej transzy, po wpłacie drugiej transzy jednak już fakturę zaliczkową muszę wystawić do pierwszej faktury zaliczkowej a nie do ZOO. Inaczej wartość nie zostanie pomniejszona o obie faktury zaliczkowe.
Tzn. jeśli ZOO jest np. na 100.000 zł, a pierwsza transza = 30.000, to po pierwszej fakturze zaliczkowej pozostaje 70.000 zł. Teraz druga transza = 20.000 zł. Jeśli drugą fakturę zaliczkową wystawię do pierwszej faktury zaliczkowej, to pozostanie do rozliczenia wartość 50.000 zł. Jeśli zaś drugą fakturę zaliczkową wystawię do ZOO do wartość pozostała do rozliczenia będzie równa 80.000 zł.

Czy nie lepiej byłoby, żeby ZOO pamiętał, że była wystawiona pierwsza FZal, i przy wystawianiu drugiej FZal do ZOO rozliczał wartości obu faktur?

ZOO jest przez program traktowane jako zrealizowane już po wystawieniu pierwszej FZal, mimo że jej wartość jest mniejsza od ZOO. Handel Symfonii na przykład ZOO traktuje jako zrealizowane po wystawieniu do niego faktur o wartości co najmniej równej wartości ZOO. To jest wygodne, bo pozwala kontrolować postęp realizacji zamówienia.

Odpowiedz
Admin Biznesmen
05.11.2014
Wg mnie niepotrzebnie jest wystawiane w ogóle ZOO. Może Pan przecież wystawić Fv zaliczkową na równowartość pierwszej transzy z odroczonym terminem płatności. Wówczas działałby Pan w ramach jednego rodzaju dokumentu tj. Fv zaliczkowych. Jak pokazuje wyżej przykład wydruku fv zaliczkowej widać na nim wszystkie wpłacone zaliczki. Sposobu rozliczania zaliczek w oparciu o ZOO nie planowaliśmy przy opracowywaniu transakcji zaliczkowych. Przekażę Pana propozycję autorom, żeby określili kiedy jest to możliwe do zrealizowania.
Odpowiedz
hubapiet
06.11.2014
Generuję ZOO żeby klient miał podstawę do zapłaty zaliczki. Fakturę zaliczkową wystawia się PO wpłacie zaliczki, prawda?
ZOO jest jednocześnie dla klienta potwierdzeniem całokształtu zamówienia - ile to kosztuje, od kogo kupuje (oficjalny, firmowy dokument), co kupuje itd.

Jeśli go nie wystawię to nic się nie zmienia - i tak drugą zaliczkową wystawiam do pierwszej a trzecią do drugiej a nie do pierwszej. Trzeba tego pilnować. Jeśli zaś i tak wystawiam ZOO zgodnie z jego ideą i istnieje możliwość w softwarze wystawienia faktury zaliczkowej DO ZOO, to czemu nie skorzystać.

To nie jest duży problem, ale wydaje się logiczne takie zbieranie transakcji w jednym miejscu. Dziękuję za przekazanie sugestii autorowi.

Odpowiedz
Admin Biznesmen
06.11.2014
Od 2014 roku zmieniły się zasady wystawiania fv zaliczkowych m.in. można ją wystawić przed otrzymaniem zaliczki, jednak nie wcześniej niż 30 dni przed tym terminem.
W takim przypadku wystawia Pan pierwszą fv zaliczkową z usługą "budowa domu" na łączną kwotę całej transakcji tj. 100 tys. zł, ale w polu Zaliczka wpisujemy kwotę 30 tys. zł i wprowadzamy termin płatności max.30 dni. Przy wystawianiu kolejnych zaliczek system będzie podpowiadać w polu Zaliczka pozostałą do zapłacenia kwotę - czyli jest kontrolowana nasza transakcja. Ponadto w zakładce Zaliczka wykazane są wszystkie wystawione w ramach tej transakcji Fv zaliczkowe. Każdą kolejną Fv zaliczkową można wystawiać do pierwszej Fv zaliczkowej, nie trzeba do ostatnio wystawionej.

Odpowiedz
maykiop
16.05.2015
Proszę napisać jak w fakturę zaliczkową mam napisać w Euro. Ja nie widzę takij opcji .
Odpowiedz
Admin Biznesmen
18.05.2015
Funkcję umożliwiającą wystawienie Faktury zaliczkowej w dowolnej walucie m.in. w EURO, posiadają programy Fakturowanie PRO PLUS oraz Magazyn i Faktury PRO PLUS. Proszę sprawdzić jaki tytuł programu jest używany w Państwa firmie.
Odpowiedz

Dodaj komentarz

0vmce

Tagi

Najnowsze wpisy

Najpopularniejsze wpisy

Najnowsze komentarze

Admin Biznemen
09.11.2018
W trakcie instalacji programu nie jest widoczny cały proces instalacji SQL Server z poszczególnymi etapami, najwyraźniej w systemie była jakiś powód uniemożliwiający jego instalację. W przypadku nowej instalacji Windows należy rozpocząć od pobrania i zainstalowania wszystkich dostępnych aktualizacji systemowych. Obecnie proszę w panelu sterowania na liście "Programy i funkcje" sprawdzić, czy występują składniki z frazą SQL - każdy z nich należy odinstalować. Kolejnym krokiem jest ponowne uruchomienie komputera i instalacja SQL Server wg instrukcji dostępnej na naszym blogu pod adresem: https://www.biznesmen.com.pl/blog/post/instrukcja-instalacji-sql-server-2014
Marek
08.11.2018
Witam co gdy w oknie usługi lokalne nie mam w ogóle serwera SQL mimo tego że program go instalował i instalacja zakończyła się powodzeniem bez żadnych błędów. Windows 10 jest nowo postawiony. To jest pierwsza wgrana i jak do tej pory jedyna aplikacja.
Admin Biznesmen
06.11.2018
Archiwum zawiera wszystkie dane, które użytkownik wprowadził do bazy danych i w samym procesie jego odtwarzania nie przewidziano możliwości rezygnacji z ich części. W przypadku korzystaniu z programu Magazyn i Faktury PRO (PLUS) możliwe jest wykonanie Bilansu otwarcia, który usunie powiązania pomiędzy dokumentami i towarami (tzn. ruch magazynowy) oraz opcjonalnie również dokumenty. Pozbywanie się nawet części danych nie jest jednak zalecane ze względu na obowiązek generowania plików JPK, a tym samym uniemożliwiać ich stworzenie w przypadku zaistnienia takiej konieczności.
Szach
01.11.2018
Witam. Chcę dokonać przeniesienia bazy danych na inny komputer, lecz nie potrzebuję całej historii danych (np. z 6 lat), lecz tylko np. z ostatniego roku. Czy jest możliwość przeniesienia części bazy danych? (cała historia została by na "starym" komputerze).
Admin Biznesmen
17.08.2018
Dzień dobry.
Powodem może być instalacja nowszej wersji niż ta, na którą została zakupiona licencja - wystarczy ją odinstalować, a następnie zainstalować właściwą pobierając ją ze strony https://www.biznesmen.com.pl/aktualizacje
W przypadku dalszych wątpliwości sugeruję kontakt telefoniczny z działem pomocy technicznej, konsultanci szybko ustalą przyczynę.