17-07-2023
Poniższy artykuł dotyczy księgowania ręcznego w module Księga Handlowa DGCS System.
Cała obsługa ręcznego księgowania jest wykonywana z poziomu okna głównego. W górnej części zakładki „Dziennik” w oknie głównym Księgi Handlowej umieszczone są przyciski, które służą do dodawania, edycji i usuwania zapisów w Dzienniku.
W celu dodania wpisu należy z okna głównego wybrać opcję Wpis z VAT (F1) lub Bez VAT (F2)
Pojawi się okno wyboru kontrahenta. Szukamy kontrahenta w słowniku. Jeżeli istnieje, to wybieramy go i naciskamy „OK” lub Enter. Jeżeli kontrahenta nie ma w słowniku, to dodajemy go naciskając klawisz „Dodaj kontrahenta” lub kombinację klawiszy Alt+D, wypełniamy wszystkie dane kontrahenta i naciskamy „OK”.
Otworzy nam się okno służące do księgowania dokumentu.
Należy wprowadzić datę dokumentu i Enter. Następnie wypełniamy pole numeru faktury i ponownie Enter.
Jeżeli jest zdefiniowany słownik zdarzeń gospodarczych, to naciskamy F2, wybieramy interesujące nas zdarzenie (przyciski góra/ dół lub myszka i zatwierdzamy Enter lub „OK”). Jeżeli słownika nie mamy zdefiniowanego, to wpisujemy ręcznie zdarzenie i naciskamy Enter. W tym momencie kursor przeskoczy na pole „Wyłącz dane kontrahenta”, a nie chcemy go wyłączać, więc naciskamy klawisz Enter.
− Jeżeli kursor pojawi się w polu „Data księgowa” na zakładce „Dziennik” (przy pierwszym księgowaniu dokumentu VAT-owskiego z danym kontrahentem), to naciskamy klawisz PageUp(PgUp) lub wybieramy zakładkę VAT. Kursor pojawi się na polu rodzaju ewidencji VAT. W tym momencie możemy skorzystać z wzorca VAT (F10), jeżeli taki mamy zdefiniowany i chcemy go użyć do wypełnienia zakładki VAT. Więcej o wzorcach vat TUTAJ
W przeciwnym przypadku wybieramy „Sprzedaż” i zatwierdzamy Enter, następnie „Krajowa” i ponownie Enter. Na kolejnym polu wybieramy „Zwykła” i znów Enter. Pojawią się dostępne stawki VAT dla danego rodzaju ewidencji, a kursor wskoczy na pole „Data VAT”.
− Jeżeli były już księgowania z VAT z danym kontrahentem, to kursor pojawi się na polu „Data VAT” na zakładce „VAT”. Sprawdzamy, czy rodzaj ewidencji jest dobrze wybrany. Powinien być „Sprzedaż”, „Krajowa”, „Zwykła”. Jeżeli jest inaczej, to przechodzimy na pierwsze pole rodzaju ewidencji i wybieramy poszczególne poziomy rodzaju ewidencji każdorazowo zatwierdzając Enter-em. Oczywiście można skorzystać z gotowego wzorca VAT (F10) w celu wypełnienia zakładki VAT.
W polu daty VAT można wpisać inną datę, jeżeli dany dokument ma być ujęty z inną datą w ewidencji VAT, niż data dokumentu i naciskamy Enter. Wybieramy stawkę VAT 23% i naciskamy Enter. W polu netto wpisujemy kwotę i po naciśnięciu Enter obliczone zostaną pola VAT i brutto. W tym przypadku nic nie chcemy zmieniać, ale w niektórych przypadkach może istnieć potrzeba zmiany kwoty VAT i brutto, które oczywiście możemy edytować.
Przechodzimy Enter-em przez poszczególne pola aż do przycisku „Dodaj wiersz”. Po naciśnięciu Enter na tym przycisku kwoty netto, VAT i brutto zostaną umieszczone w tabeli, a kursor powróci do pola wyboru stawki VAT.
Następnie wybieramy zakładkę „Dziennik”. Kursor pojawi się w polu „Data księgowa” w zakładce dziennika. Jeżeli chcemy, aby dokument był ujęty z inną data w podatku dochodowym niż data dokumentu, to możemy tą datę zmienić.
Wybierając F10 lub klawisz „F10 - Szukaj wzorca” w celu wykorzystania wzorca księgowania do księgowania ręcznego, co znacznie przyspiesza proces księgowania dokumentu. Ukaże się okno służące do wyboru wzorca.
Dla wzorców do księgowania ręcznego przeznaczone są dwa typy dokumentów, które zdefiniować można w oknie Słowniki>Wzorce księgowania
− „Pełna księgowość – sprzedaż – ręczne księgowanie” - będzie możliwy do wyboru dla wpisów z VAT sprzedaży oraz dla wszystkich wpisów bez VAT,
− „Pełna księgowość – zakup – ręczne księgowanie” - będzie możliwy do wyboru dla wpisów z VAT zakupu oraz dla wszystkich wpisów bez VAT.
Wybieramy interesujący nas wzorzec (strzałki góra / dół) i naciskamy Enter.
Jeżeli kontrahent miał prędzej założone konto rozrachunkowe, to tabelka księgowań zostanie wypełniona księgowaniami według zdefiniowanego wzorca. W przeciwnym przypadku pojawi się okno do założenia konta rozrachunkowego z podpowiedzianą przez program analityką według zasad ustawionych w konfiguracji „Format analityk kontrahentów”. Jeżeli zgadzamy się z proponowanym numerem wystarczy nacisnąć „OK”. Zostanie automatycznie założone konto kontrahenta i tabela zostanie wypełniona księgowaniami według wzorca księgowania.
Oczywiście istnieje możliwość modyfikacji księgowań lub też dodawania i usuwania z tabeli. W momencie, gdy stwierdzamy, że wszystkie dane się zgadzają naciskamy F6 lub klawisz „F6 - Zapisz”. Pojawi się okno do rozliczania powstałej należności z istniejącymi nadpłatami kontrahenta. Można w tym oknie ustawić także termin płatności. Jeżeli byłaby prędzej zaksięgowana płatność za tą fakturę, to zaznaczamy daną płatność (lub płatności) i naciskamy „Rozlicz zaznaczone” (Alt+R). Natomiast opcja „Wygeneruj należność” (Alt+Y) służy do pozostawienia faktury w systemie jako nierozliczonej.
