Program DGCS System jest dostosowany do współpracy z KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Aby rozpocząć współpracę z KseF należy wejśc na stronę https://www.podatki.gov.pl/ksef/ i na danym serwerze uwierzytelnić się i nadać uprawnienia do korzystania z KSEF.

W programie DGCS System należy wejść w opcję Konfiguracja>KSeF>Parametry KSeF i wskazać adres serwera, na którym będziemy pracować.

Adres serwera KSEF:

* Testowy- na tym serwerze można przetestować działanie integracji programu DGCS System z KSeF. Serwer nie wymaga faktycznego uwierzytelnienia.

* Demo- serwer opiera się na faktycznych danych uwierzytelniających zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm. W celu zalogowania się do usługi konieczne jest posiadanie faktycznych uprawnień tak jak dla środowiska produkcyjnego

* Produkcyjny- na tym serwerze każda faktura zostanie opatrzona unikatowym numerem. Wystawienie faktury będzie jednoznaczne z wprowadzeniem jej do obrotu prawnego.

Automatyczne rozpoczęcie sesji KSeF przy starcie modułu z użyciem tokena KSeF Użytkownika- zaznaczenie tej opcji spowoduje logowanie do KSeF przy starcie programu.

Uprawnienia do korzystania z KSeF

KSeF oparty jest na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie KSeF. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać uprawniona przez niego osoba fizyczna lub podmiot (np. Biuro rachunkowe).

Przed rozpoczęciem pracy w programie użytkownik musi w pierwszej kolejności uwierzytelnić sie w KSeF. Do wyboru są:
* Profil Zaufany
* Podpis kwalifikowany
* Podpis kwalifikowany bez atrybutu NIP lub PESEL
* Pieczęć kwalifikowana

Następnie należy wybrać adres serwera KSeF. W tym celu należy wejść na stronę https://www.podatki.gov.pl/ i wybrać zkładkę KSeF. Następnie wybieramy Aplikacja Podatnika KSeF i inne narzędzia, a w kolejnym kroku należy wybrać adres serwera KSeF:
* testowy- pozwala na przetestowanie integracji pomiędzy KSEF a programem
* demo- pozwala na przetestowanie integracji pomiędzy KSEF a programem, ale wymaga podania faktycznych danych uwierzytelniających zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firmy
* produkcyjny- wymaga użycia danych uwierzytelniających zgodnie z rejestrem informacji o właścicielach firm, a każda wystawiona faktura przesłana do KSEF jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego.

W zależności od wyboru serwera w KSeF należy później wybrać taki sam w programie DGCS System.

NADANIE UPRAWNIEŃ DO KSEF JEST NAJWAŻNIEJSZĄ CZYNNOŚCIĄ, BEZ KTÓREJ NIE MOŻNA ROZPOCZĄĆ PRACY W PROGRAMIE!!
                                                                                                       
Nadanie uprawnień do korzystania z KSeF odbywa się na dwa sposoby:

1. Dla podatnika będącego osobą fizyczną, prowadzącą działalność gospodarczą bezpośrednio w darmowym oprogramowaniu KSeF.

2. Dla podatnika niebędącego osobą fizyczną przez złożenie do Naczelnika Urzędu Skarbowego druku ZAW-FA o nadanie uprawnień. Wzór formularza dostępny jest na stronie  podatki.gov.pl>VAT>formularze do druków VAT. Po wypełnieniu i podpisaniu formularz ZAW-FA wysyłamy w formie papierowej do US I oczekujemy na wiadomość zwrotną e-mail z potwierdzeniem nadania uprawnień. Od chwili otrzymania wiadomości można rozpocząć pracę z KSeF.

Uprawnienia można nadać osobie fizycznej, czyli np. osobie, która wystawia faktury i ma dostęp do faktur (np. księgowej).

Możliwe jest też nadanie uprawnienia dla właściciela lub kierownika biura rachunkowego jako osobie fizycznej wraz z nadaniem uprawnień do zarządzania kolejnymi uprawnieniami. Wówczas taka osoba w razie potrzeby może przydzielać lub odbierać uprawnienia pracownikom danego biura.

Inną opcją jest nadanie uprawnień podmiotowi do wystawiania i dostępu do faktur w famach KSeF, czyli nadanie uprawnień dla biura rachunkowego jako podmiotu. Jednak wówczas dostęp do faktur podatnika będą mieć wszyscy pracownicy biura rachunkowego uprawnieni do dostępu do KSeF samego biura.

Znaczenie uprawnień:

• Uprawnienie dostęp do faktur- to uprawnienie podglądu faktur pozwoli osobie pracującej w programie DGCS System na księgowanie faktur w module księgowym oraz wizualizację faktury.

• Uprawnienie wystawianie faktur- zaznaczenie tego uprawnienia umożliwi wyłącznie wystawianie i wysyłanie faktur na serwer KSeF w modułach sprzedażowych. Podgląd dokumentów zakupowych w modułach sprzedażowych oraz księgowanie z KSEF w modułach księgowych nie będzie możliwe.

Zarządzanie uprawnieniami z poziomu programu

W programie jest dostępna opcja w menu Konfiguracja>KSeF>Uprawnienia KSeF. Do opcji można wejść rozpoczynając sesję z logowaniem certyfikatem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym (sesja z tokenem pozwala dodawać i odbierać uprawnienia, ale nie pozwala na przeglądanie uprawnień). Przy logowaniu sprawdzane jest, czy osoba chcąca wejść w tę opcję posiada w KSeF uprawnienia do odczytu lub zarządzania uprawnieniami KSeF- jeżeli nie posiada, to nie będzie mogła otworzyć tego okna. W tej opcji prezentowane są wszystkie uprawnienia danego podmiotu (zarówno dla PESEL jak i dla NIP).

W tej opcji można nadać uprawnienie jedynie osobie fizycznej z numerem PESEL. Jest to najczęściej stosowana opcja, więc tylko taka jest dostępna. Jeśli zajdzie potrzeba nadania uprawnień dla innego podmiotu (NIP indywidualny, NIP instytucjonalny), to należy skorzystać z narzędzi dostępnych na stronach Ministerstwa Finansów. Uprawnienia nadawane podmiotowi mogą wykraczać poza zakres uprawnień osoby nadającej (w przeciwieństwie do generowania tokenu). Jeżeli osoba nadająca nie ma praw do odbioru faktur, to takie uprawnienie może nadać innej osobie.

Z poziomu tego okna istnieje także możliwość usuwania istniejących uprawnień. 

Nadawanie i usuwanie uprawnień jest możliwe jedynie dla użytkowników, którzy mają w KSeF uprawnienie do zarządzania uprawnieniami. Po zamknięciu tego okna sesja jest zatrzymywana.

Powyższa procedura wygląda następująco:

Wybieramy opcję Konfiguracja>KSeF>Uprawnienia KSeF>wybieramy sposób uwierzytelnienia (np. Profil Zaufany)

Potwierdzamy klikając OK i program generuje nam plik do uwierzytelnienia. Zapisujemy plik w dowolnej i znanej nam lokalizacji, wybierając opcję Zapisz:

Po zapisaniu pliku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat:

Następnie wyświetli się okno, w którym znajduje się aktywny link, 

który po kliknięciu otworzy przeglądarkę internetową, gdzie będzie można dokończyć procedurę podpisania pliku przez podanie danych do Profilu Zaufanego lub przez bankowość internetową.

Korzystając z opcji ‘Wybierz dokument z dysku’, należy wskazać wcześniej zapisany plik z programu.

Następnie należy wykonać czynności opisane na stronie internetowej:

Po poprawnym podpisaniu zostanie wyświetlone poniże okno, gdzie należy skorzystać z opcji ‘Pobierz dokument’ i zapisać go na komuputerze w znanej lokalizacji:

Należy zwrócić uwagę, że w przypadku zapisywania pobieranego pliku przez użykownika do tej samej lokalizacji, gdzie znajdował się wcześniej utworzony przez DGCS System plik InitSessionSignedRequest_12-01-2024_10_45_08.xml, system Windows zaproponuje nazwę z kolejnym numerem np.(1):

Po pobraniu podpisanego pliku należy powrócić do programu i w kolejnym kroku wskazać go w wyświetlanym oknie

Po wskazaniu prawidłowego pliku i wbraniu opcji Otwórz nastąpi proces logowania:

Po poprawnym zalogowaniu otworzy się okno 'Zarządzanie uprawnieniami KSeF':

Opcja Dodaj umożliwia dodawanie uprawnień kolejnym osobom:

Po wprowadzeniu danych takich jak PESEL, imię i nazwisko oraz zaznaczeniu odpowiednich uprawnień przyznanych użytkownikowi otrzymamy komunikat:

Jednak, żeby zmiany były widoczne w oknie 'Zarządzanie uprawnieniami KSeF' należy wybrać opcję Odśwież:

W tym oknie można również usuwać uprawnienia przyciskiem Usuń. Wszelkie wprowadzone zmiany będą widoczne po kliknięciu opcji Odśwież.