Program DGCS System umożliwia automatyczne księgowanie dokumentów z KSeF.

Opcja dostępna jest w menu Dziennik>Księguj dokumenty z KSeF. Do opcji można wejść rozpoczynając sesję z logowaniem tokenem, certyfikatem lub Profilem Zaufanym.
Wejście w tą opcję wymaga ponownego powiązania z KSeF, ponieważ przy logowaniu sprawdzane jest, czy osoba chcąca wejść w tą opcję posiada w KSeF uprawnienia odbioru faktur KSeF. Jeżeli nie posiada, to nie będzie mogła otworzyć tego okna.

W opcji na początku należy ustawić zakres dat, z jakiego chcemy pobierać faktury do księgowania, zaznaczyć te, które chcemy zaksięgować i rozpocząć etap samego księgowania. Jeżeli w bazie zaksięgowany jest już jakiś dokument zostanie on oznaczony kolorem zielonym. 

Dla faktur sprzedażowych standardowo podpowiadane są wzorce księgowe faktury sprzedaży, faktury FP, korekty sprzedaży, faktury zaliczkowej lub końcowej zaliczkowej. Dla faktur zakupowych standardowo podpowiadane są wzorce faktury zakupu lub korekty zakupu. W obu przypadkach wzorce te można zmienić na wzorce dostępne dla dokumentów wprowadzanych ręcznie ("Pełna księgowość sprzedaż" i "Pełna księgowość zakup").

W opcji należy ustawić zakres dat, z jakiego chcemy pobierać faktury do księgowania. Po wybraniu opcji Pobierz faktury, pobierane są wszystkie dokumenty ze wskazanego zakresu dat. Po pobraniu w zależności od typu dokumentu (sprzedaż/zakup) w kolumnie „Nazwa wzorca” standardowo ustawione są wzorce księgowania:
• dla faktur sprzedaży są to wzorce: faktury sprzedaży, faktury FP, korekty sprzedaży, faktury zaliczkowej lub końcowej zaliczkowej,
• dla faktur zakupu są to wzorce: faktury zakupu lub korekty zakupu.

W przypadku, gdy użytkownik wymaga księgowania danego dokumentu według innego wzorca, to może go zmienić wybierając opcję „Zmień wzorzec”.
Ze względu na fakt, że przy dokumentach zakupu nie mamy informacji jakiego zakupu dany dokument dotyczy, to wszystkie są oznaczone jako zakup handlowy, gdzie przysługuje prawo odliczenia, ale użytkownik przed rozpoczęciem procesu księgowania może zmienić rodzaj zakupu.

Księgowanie w KSeF wspiera wielowalutowość. Przy księgowaniu dokumentu w walucie innej niż PLN. Przy księgowaniu dokumentu najpierw sprawdzane jest, czy kurs jest podany na fakturze z KSeF i jeżeli jest, to brany jest ten kurs. W przypadku, gdy brak jest kursu na fakturze z KSeF, to wyświetlane jest okno do wyboru tabeli kursowej. Oczywiście w oknie wyboru tabeli kursowej podpowiadana jest tabela z dnia poprzedzającego dokument, jeżeli takowa istnieje w Systemie.

Po zamknięciu tego okna sesja jest zatrzymywana.

Po wejściu w opcję księgowania dokumentów z KSeF dostępne mamy 2 opcje:

• "Zmień wzorzec dla zaznaczonych" - opcja ta pozwala ustawić użytkownikowi wzorzec księgowania według, którego dany dokument ma zostać zaksięgowany. W zależności od zaznaczonych dokumentów program wyświetli listę wzorców do ręcznego księgowania dotyczących: sprzedaży, zakupu. W przypadku, gdy ktoś zaznaczy różne typy (zakup i sprzedaż) program rozróżni dany typ dokumentu i zaproponuje odpowiednie wzorce do zmiany

• "Zmień typ zakupu VAT dla zaznaczonych" - w opcji tej można zmienić rodzaj ewidencji VAT:

Jeżeli nie wiemy jakie pozycje znajdują się na dokumencie możemy wskazać pozycję i kliknąć na nią prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję "Pokaż dokument w KSeF (dane HTML)":

i pojawi się wizualizacja faktury, na podstawie której użytkownik może zdecydować jaki rodzaj ewidencji VAT wybrać.

W opcji "Pokaż dokument w KSeF (dane XML)" zaprezentuje drzewo XML dokumentu:

Jeżeli w oknie księgowania zaznaczymy przypadkowo dokument, który został już zaksięgowany i w oknie "Księguj dokumenty z KSeF" został oznaczony kolorem zielonym to przy księgowaniu takiego dokumentu pojawi się komunikat o tym, że zostanie on pominięty w procesie księgowania:

Po zaksięgowaniu dokumentu w oknie Dziennika użytkownik również może podejrzeć zaksięgowany dokument podświetlając wybrany dekret i klikając prawym przyciskiem myszy a następnie wybierając opcję "Pokaż dokument w KSeF (dane HTML)".