09-03-2023
Naliczanie urlopów wypoczynkowych
Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych uprawnień każdej osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, czyli w ramach stosunku pracy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu każdemu pracownikowi, który uzyskał do niego prawo. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować karą grzywny.
Komu przysługuje urlop wypoczynkowy?
Urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, czyli w ramach stosunku pracy. Prawo do urlopu nabywa się stopniowo – po raz pierwszy z upływem każdego miesiąca pracy w pierwszym roku zatrudnienia, a w kolejnych latach w pełnym wymiarze na początku roku kalendarzowego. Wymiar urlopu zależy od ogólnego stażu pracy i wynosi 20 dni lub 26 dni rocznie.
Szukasz dobrego programu dla kadr i płac, który pomoże Ci zarządzać również urlopami? Sprawdź Kadry Płace i ZUS PRO!
Nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego a staż pracy
Pracownik, który podejmuje zatrudnienie po raz pierwszy, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy – w pierwszym roku pracy oznacza to nabycie urlopu w proporcji 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po roku pracy. Standardowy wymiar urlopu wynosi:
- 20 dni – dla osób ze stażem pracy krótszym niż 10 lat,
- 26 dni urlopu – dla osób zatrudnionych co najmniej 10 lat.
Prawo do kolejnych urlopów nabywa się z początkiem każdego nowego roku kalendarzowego. Warto zaznaczyć, że dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
Wymiar urlopu wypoczynkowego a czas pracy
Wymiar urlopu wypoczynkowego jest uzależniony od wymiaru czasu pracy pracownika. Oznacza to, że osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy otrzymują urlop proporcjonalnie krótszy. Na przykład pracownik zatrudniony na pół etatu, któremu przysługuje 26 dni, otrzyma 13 dni urlopu, czyli odpowiednio 104 godziny (13 x 8).
Urlopu udziela się w dni, które zgodnie z grafikiem są dla pracownika dniami pracy. Urlop rozliczany jest w godzinach – zatem czas urlopu jest zgodny z dobowym wymiarem czasu pracy pracownika. Jeżeli w danym dniu pracownik miał zaplanowaną krótszą zmianę, to tyle godzin z puli urlopowej zostaje odjęte.
Urlop proporcjonalny
W przypadku, gdy dochodzi do ustania stosunku pracy w trakcie roku, a pracownik nie wykorzystał przysługujących mu dni wolnych, przysługuje mu urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia. Każdy miesiąc pracy oznacza nabycie 1/12 wymiaru urlopu przysługującego w danym roku.
Niepełne miesiące zaokrągla się w górę, tak jak niepełny dzień urlopu – który zawsze zaokrągla się do pełnego dnia. Jeżeli urlop pracownika nie zostanie wykorzystany, pracodawca wypłaca za niego ekwiwalent pieniężny.
Plan urlopów pracownika i jego zmiany
Pracodawca ustala plan urlopów, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia ciągłości pracy. Plan ten nie obejmuje urlopu na żądanie – przysługującego każdemu pracownikowi w ilości 4 dni urlopu rocznie. Urlop na żądanie można zgłosić nawet w dniu jego rozpoczęcia, ale jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
Podział urlopu wypoczynkowego jest dopuszczalny, ale jedna z jego części musi obejmować co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Terminy wykorzystania urlopu
Niewykorzystany urlop przechodzi na następny rok i – zgodnie z Kodeksem pracy – powinien być wykorzystany do 30 września. Pracodawca udziela urlopu w pierwszej kolejności z puli urlopu zaległego. Termin urlopu może ulec zmianie z powodu choroby pracownika, powołania na ćwiczenia wojskowe lub innych okoliczności określonych w przepisach.
Udzielenie urlopu – zasady ogólne
Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w czasie, który został wcześniej uzgodniony. Urlopu udziela się w dni, które są dniami roboczymi według obowiązującego harmonogramu, a nie np. w weekendy, jeżeli nie są one dniami pracy danej osoby. Dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, co oznacza, że osoba pracująca np. 6 godzin dziennie wykorzysta mniejszą liczbę godzin z puli urlopowej.
W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się udzielenie urlopu na część dnia – tylko wtedy, gdy pozostała liczba godzin jest mniejsza niż pełny dzień roboczy pracownika.
Urlop w trakcie wypowiedzenia
W przypadku wypowiedzenia umowy, pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu w tym okresie. W takim przypadku udzielenie urlopu obejmuje zarówno bieżący, jak i zaległy urlop, z zastrzeżeniem, że wymiar urlopu bieżącego nie może przekraczać proporcjonalnego wymiaru urlopu przysługującego za przepracowaną część roku.
Odwołanie pracownika z urlopu
Zgodnie z Kodeksem pracy, w sytuacjach wyjątkowych i nieprzewidzianych, pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu. Warunkiem jest konieczność jego obecności w pracy ze względu na poważne zakłócenia toku pracy. W takim przypadku firma musi pokryć wszelkie koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu, np. niewykorzystane bilety czy opłacony pobyt.
Urlop po urlopie macierzyńskim i rodzicielskim
Czas spędzony na urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim jest traktowany jako okres zatrudnienia, dlatego nie wpływa on negatywnie na wymiar urlopu wypoczynkowego. Co więcej, możliwe jest bezpośrednie udzielenie urlopu wypoczynkowego po zakończeniu któregoś z tych urlopów, co pozwala pracownikowi na dłuższą obecność z dzieckiem.
Pracownicy w niepełnym wymiarze czasu pracy
W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, urlop jest przeliczany godzinowo. Przykład: jeśli pracownik na pół etatu ma prawo do 20 dni urlopu, jego wymiar urlopu wynosi 80 godzin. Dla takiego pracownika również obowiązuje zasada, że dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, ale liczba godzin odejmowana z puli urlopowej jest zgodna z planem pracy w danym dniu.
Dodatkowe przypadki wpływające na wymiar urlopu
W przypadku zmiany etatu w trakcie roku, wymiar urlopu pracownika należy obliczyć proporcjonalnie do okresów pracy na różnych etatach. Podobnie – jeżeli w trakcie roku pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego, a nie wykonywał pracy u innego pracodawcy, czas ten nie wlicza się do okresu, od którego zależy wymiar urlopu.
Szukasz niezawodnego programu dla działu kadr? Wybierz Kadry Płace i ZUS PRO od dGCS Biznesmen!
Nasze programy dla kadr to kompleksowe rozwiązanie stworzone z myślą o profesjonalnej obsłudze kadrowo-płacowej w firmach każdej wielkości. Kadry Płace i ZUS PRO zapewnia pełną zgodność z przepisami, automatyzuje rozliczenia z ZUS i Urzędem Skarbowym oraz ułatwia prowadzenie ewidencji pracowników. To idealne narzędzie dla biur rachunkowych, działów HR i przedsiębiorców ceniących sobie wygodę i bezpieczeństwo danych.
Instrukcja naliczania urlopów w programach dGCS – jak to zrobić?
Gdy zatrudniamy nową osobę lub gdy zmienia się rok kalendarzowy nalezy pamiętać, aby naliczyć pracownikowi przysługujący urlop wypoczynkowy.
Jeśli to jest nowo zatrudniona osoba w firmie do prawidłowego naliczenia należnego urlopu należy uzupełnić dane dotyczące Historii zatrudnienia w Kadry>Historia zatrudnienia oraz Szkołę w oknie Kadry>Szkoła.
Aby program prawidłowo rozliczał wykorzystany urlop wypoczynkowy należy pamiętać, aby zawsze przed wprowadzeniem pierwszej nieobecności z powodu urlopu wypoczynkowego naliczyć przysługujący pracownikowi na dany rok przysługujący mu urlop.
Naliczanie urlopu można wykonać na dwa sposoby w oknie Czas pracy>Urlopy, po wejściu do tego okna pojawi się komunikat, że 'Nie znaleziono stażu pracy,Obliczyć?' wybieramy opcję TAK. Naliczy nam się należny urlop.
Drugą możliwością jest skorzystanie z kreatora. W tym celu należy wybrać Czas Pracy>kreator>dalej>wybieramy>Obliczanie przysługującego urlopu>dla wybranej osoby lub wybranej grupy osób.
