e-Deklaracje – Obsługa z zastosowaniem formularzy podatkowych dostępnych na stronie podatki.gov.pl

e-Deklaracje – Obsługa z zastosowaniem formularzy podatkowych dostępnych na stronie podatki.gov.pl

Jednym z najbardziej praktycznych narzędzi dla podatników w Polsce jest system e-deklaracje, umożliwiający składanie dokumentów podatkowych drogą elektroniczną. Zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorcy mogą dzięki niemu przesyłać formularze takie jak PIT, VAT czy PCC bez wychodzenia z domu i bez kolejek w urzędzie skarbowym.

W tym artykule wyjaśniamy szczegółowo, czym są e-deklaracje, jak działają i dlaczego warto z nich korzystać. Posługujemy się przykładami oraz danymi liczbowymi, by przybliżyć realne korzyści płynące z tego rozwiązania.

Czym są e-deklaracje?

E-deklaracje to system uruchomiony przez Ministerstwo Finansów w styczniu 2008 roku. Jego głównym zadaniem jest umożliwienie składania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. To oznacza, że podatnik nie musi już osobiście udawać się do urzędu skarbowego ani wysyłać dokumentów pocztą – wystarczy komputer z dostępem do Internetu oraz kilka podstawowych danych do autoryzacji.

Początkowo system wymagał użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jednak od 2009 roku wprowadzono istotne ułatwienie – możliwość wysyłania najważniejszych deklaracji PIT bez podpisu elektronicznego. Wystarczy jedynie podać swoje dane oraz kwotę przychodu z zeznania rocznego za poprzedni rok.

Jak działa system e-deklaracji podatkowych?

Aby skorzystać z systemu, wystarczy wejść na portal podatkowy e-deklaracje.gov.pl. Po wybraniu odpowiedniego formularza (np. PIT-37, VAT-7, PCC-3), należy go uzupełnić i zatwierdzić.
Deklaracje wysyła się drogą elektroniczną, a system generuje tzw. Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) – dokument będący formalnym dowodem złożenia deklaracji. UPO ma moc prawną porównywalną z potwierdzeniem nadania listu poleconego i może być podstawą dowodową np. podczas kontroli skarbowej.

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania dla Kadr i Płac, które pozwalają wysyłać e-Deklaracje?

Współczesne program kadrowo płacowy dla działów Kadr i Płac nie tylko automatyzuje naliczanie wynagrodzeń czy rozliczanie składek ZUS, ale coraz częściej umożliwia też wysyłanie e-deklaracji bezpośrednio z poziomu programu. Dzięki temu cały proces – od przygotowania dokumentu po jego autoryzację i przesłanie drogą elektroniczną przez portal podatkowy – odbywa się w jednym miejscu, co znacząco oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów. Korzystając z takiego narzędzia, dział kadr nie musi przełączać się między różnymi systemami, a każda wysłana deklaracja automatycznie generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), co zwiększa bezpieczeństwo i przejrzystość działań.

Szukasz dobrego programu dla kadr i płac, który pomoże Ci zarządzać również urlopami? Sprawdź Kadry Płace i ZUS PRO!

Sprawdź jakie deklaracje można wysyłać przez e-deklaracje

1. Zeznania roczne i rozliczenie PIT

Jednym z najczęściej składanych formularzy online jest PIT, czyli roczne zeznanie podatkowe. Miliony Polaków co roku korzystają z tej możliwości – według danych Ministerstwa Finansów w 2023 roku przez Internet złożono ponad 11 milionów deklaracji PIT.

Najpopularniejszym formularzem jest PIT-37, przeznaczony dla osób pracujących na etatach, zleceniach lub emeryturach. Wypełnienie i wysłanie PIT-37 online nie wymaga podpisu kwalifikowanego ani profilu zaufanego – wystarczy podać dane identyfikacyjne i kwotę przychodu z poprzedniego roku.

2. Deklaracje podatku VAT

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, muszą składać regularne deklaracje – najczęściej są to VAT-7 (miesięcznie) lub VAT-7K (kwartalnie). E-deklaracje pozwalają na składanie tych dokumentów w sposób w pełni elektroniczny.

Aby uwierzytelnić taką deklarację, należy podać przychód z PIT-u złożonego za rok o dwa lata wcześniejszy niż rok składania deklaracji. Przykładowo, składając VAT-7 w 2025 roku, wpisuje się przychód z 2023 roku.
Deklaracja VAT określa kwotę podatku od towarów i usług, jaką należy zapłacić do urzędu skarbowego lub jaka przysługuje do zwrotu.

3. Deklaracja PCC (PCC-3)

Podatek od czynności cywilnoprawnych, znany jako PCC, dotyczy m.in. umów sprzedaży, pożyczek, zamiany lub darowizny. Jeśli podatnik dokonuje takiej czynności, zobowiązany jest do złożenia deklaracji PCC-3.

Od października 2012 roku możliwe jest składanie tej deklaracji online bez podpisu elektronicznego. Wystarczy uzupełnić formularz i wysłać go drogą elektroniczną przez portal podatkowy.

Dlaczego warto korzystać z e-deklaracji?

Korzystanie z e-deklaracji niesie ze sobą wiele wymiernych korzyści:

• Oszczędność czasu – brak potrzeby wizyty w urzędzie czy na poczcie.
• Wygoda – dokumenty można wysyłać o dowolnej porze, nawet w weekendy i święta.
• Szybkość przetwarzania – potwierdzenie UPO dostępne w ciągu kilku minut.
• Bezpieczeństwo – dane są szyfrowane, a autoryzacja minimalizuje ryzyko podszywania się.
• Ekologia – mniej papieru, mniej drukowania – większa dbałość o środowisko.
• Dostępność – deklaracje są przechowywane elektronicznie, można je pobrać w każdej chwili.

Czy każdy może korzystać z e-deklaracji?

Tak! System został zaprojektowany tak, aby był dostępny dla każdego podatnika – zarówno osób prowadzących działalność gospodarczą, jak i pracowników etatowych, studentów czy emerytów.

W wielu przypadkach nie trzeba posiadać ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ani profilu zaufanego. Wystarczy numer PESEL (lub NIP), data urodzenia, kwota przychodu z poprzedniego roku oraz odpowiedni formularz.

Jeśli szukasz dobrego programu dla kadr i płac z e-deklaracjami, to wybierz Kadry Płace i ZUS PRO

Program kadrowo płacowy Kadry Płace i ZUS Pro to kompleksowe rozwiązanie, które łączy funkcjonalności klasycznego systemu kadrowo-płacowego z możliwością generowania i wysyłania e-deklaracji do urzędów skarbowych. Program umożliwia szybkie tworzenie dokumentów PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, a także zgłoszeń do ZUS i automatyczną ich wysyłkę drogą elektroniczną. Intuicyjny interfejs, regularne aktualizacje zgodne z obowiązującymi przepisami oraz automatyczne sprawdzanie poprawności danych sprawiają, że Kadry Płace i ZUS Pro to niezawodne narzędzie dla biur rachunkowych, działów HR oraz samodzielnych księgowych. To rozwiązanie stworzone z myślą o tych, którzy cenią sobie wygodę, oszczędność czasu i zgodność z prawem.

Instrukcja jak wysłać e-deklaracje w programach dGCS

Wysyłka e-deklaracji w tej formie jest obowiązująca dla deklaracji od roku 2023.

Okno Deklaracje>PIT umożliwia obsługę e-deklaracji podatkowych PIT-4R; PIT-11; PIT-8AR; IFT-1R składanych do urzędów z zastosowaniem formularzy podatkowych dostępnych na stronie Ministerstwa Finansów: podatki.gov.pl.

W celu przygotowania e-deklaracji należy zaznaczyć pole ‘Eksport e-Deklaracji przez stronę internetową Min.Finansów’. Uruchomienie polecenie ‘Generuj deklarację wydruk’, przy włączonym polu ‘Generować eksport do E-Deklaracji’ skutkuje przygotowaniem wydruku deklaracji podatkowej oraz pliku eksportu przygotowanych do zaczytania do formularzy deklaracji przygotowanych na stronie Ministerstwa Finansów: podatki.gov.pl.

Przygotowane eksporty zapisywane są na ścieżce eksportu zdefiniowanej w polu ‘Katalog exportu danych’ w Menu: Konfiguracja>Dla aktualnej firmy>Inne. W przypadku niewskazania indywidualnej ścieżki plik zapisują się na ścieżce: C:\ProgramData\BiznesmenPRO\Kadry\export\.

Dane z eksportami do e-deklaracji są zapisywane w plikach, które w swoich nazwach imiennie wskazują, jakiego pracodawcy i pracownika dotyczą.

Przygotowanie do składania i podpisywania e-deklaracji podatkowych należy poprzedzić uzyskaniem podpisu kwalifikowanego oraz złożeniem w urzędzie skarbowym obsługującym pracodawcę pełnomocnictwa UPL. Formularz UPL jest udostępnianych na stronie: http://www.finanse.mf.gov.pl/systemy-informatyczne/e-deklaracje/formularze

Przygotowane przez program Kadry PRO pliki z danymi do e-deklaracji należy zaczytać do szablonów deklaracji podatkowych udostępnionych na stronie Ministerstwa Finansów.

Strona z formularzami: http://www.podatki.gov.pl/pit/e-deklaracje-pit/dla-platnikow/

W celu wczytywania plików rekomenduje się wybranie rodzaju (typu) deklaracji podatkowej, która ma zostać wysłana w formie e-deklaracji. Wybór typu deklaracji pozwala na lepsze przygotowanie danych oraz sprawdzenie przez formularz internetowy wymaganych pól.

Wczytanie danych do formularza na stronie następuje przy aktywnym (rozwiniętym/wybranym) typie deklaracji oraz przy pomocy polecenia ‘Wypełnij online i podpisz’

UWAGA! Należy zwrócić uwagę na wersję deklaracji, która ma być wysłana. Musi być zgodność wersji deklaracji eksportowanej oraz formularza do zaczytania danych.

Formularz internetowy pozwala na sprawdzenie poprawności danych, a także na podgląd szykowanej deklaracji oraz wizualizację dokumentu.

W celu zakończenia edycji formularza należy skorzystać z polecenia 'Akceptuj i wyślij’:

Formularz internetowy pozwana na wybór metody podpisu deklaracji przez:

* Dane podatkowe (dostępne dla płatników będących osobami fizycznymi)

* Podpis kwalifikowany (podpis elektroniczny poświadczony certyfikatem kwalifikowanym)

W celu podpisania podpisem kwalifikowanym należy:

   - pobrać dokument w formie XML na dysk (kliknij na przycisk "Pobierz dokument").

   - pobrany dokument XML podpisać zewnętrznym programem dołączonym do Twojego podpisu (podpis XAdES-BES - Enveloped/Enveloping).

   - dodać ponownie do strony dokument podpisany zewnętrznym programem.

Po ponownym dodaniu (załadowaniu) podpisanego dokumentu system automatycznie przekieruje aktywność na stronę wysyłki e-deklaracji.

Właściwe wysłanie następuje przez wykonanie polecenia ‘Wyślij’. Wysłanie kończy się wywołaniem strony z podsumowaniem, z której można pobrać i zapisać numer referencyjny. Numer ten służy następnie do sprawdzenia statusu wysyłki e-deklaracji oraz pobrania UPO dot. wysłanej deklaracji.

W przypadku utraty połączenia ze stroną przed pobraniem UPO status wysyłki można sprawdzić i pobrać UPO ze strony:

http://klient-eformularz.mf.gov.pl/declaration-client/status?referenceNumber=

Ostateczne potwierdzenie złożenia deklaracji w urzędzie odbywa się przez uzyskanie UPO (urzędowego potwierdzenia odbioru). Do uzyskania UPO konieczne jest użycie numeru referencyjnego uzyskanego przy wysyłce danych. Dokument UPO także można zapisać na dysku.

Instrukcja wypełnienia znajduje się również na stronie Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/jak-zlozyc-e-deklaracje/instrukcje/

Podsumowanie

E-deklaracje to jedno z najbardziej przydatnych narzędzi dla podatników w Polsce. Dzięki możliwości wysyłania dokumentów drogą elektroniczną przez portal podatkowy, proces rozliczania się z fiskusem stał się szybki, wygodny i bezpieczny.
Bez względu na to, czy jesteś przedsiębiorcą składającym VAT-7, osobą prywatną rozliczającą PIT, czy podatnikiem PCC – e-deklaracje pozwolą Ci zaoszczędzić czas i nerwy. Wystarczy komputer, dostęp do Internetu i kilka minut – a cała procedura, łącznie z uzyskaniem UPO, odbywa się w pełni online.

Warto korzystać z nowoczesnych rozwiązań i dołączyć do milionów osób, które już dziś rozliczają się przez Internet. Bo e-deklaracje to nie tylko wygoda – to standard przyszłości, który już stał się teraźniejszością.