Tokeny są często stosowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa dostępu do danych i usług online. Krajowy System e-Faktur, który wchodzi w życie od lipca 2024 roku, definiuje token jako jenorazowy kod, który jest używany do uwierzytelniania użytkowników.

W programie DGCS System opcja dostępna jest w menu Konfiguracja>KSeF>Generuj token KSeF. W opcji tej jest możliwość wygenerowania własnego tokenu. W celu wygenerowania tokenu należy nawiązać sesję KSeF z logowaniem certyfikatem lub Profilem Zaufanym. Sesja z tokenem nie może generować kolejnych “podtokenów”. Po wygenerowaniu tokenu można go zapisać w słowniku użytkowników dla zalogowanego użytkownika. Token można wygenerować w zakresie tylko takich uprawnień, jakie posiadamy jako zalogowany użytkownik KSeF.
Każdy użytkownik mający jakiekolwiek uprawnienia pownien wygenerować token służący do nawiązywania sesji do wysyłki i odbierania faktur oraz do pobierania UPO.

Powyższa procedura wygląda następująco:
Wybieramy opcję Konfiguracja>KSeF>Generuj token KSeF>wybieramy sposób uwierzytelniania np. Profil Zaufany:

Następnie program wygeneruje plik do uwierzytelnienia, który należy zapisać w dowolnej i znanej lokalizacji, wybierając opcję Zapisz:

Po zapisaniu zostanie wyświetlony komunikat:

a następnie okno, w którym znajduje się aktywny link:

Po uruchomieniu przeglądarki należy dokończyć procedurę podpisania pliku przez podanie danych do Profilu Zaufanego lub bankowość internetową. Po podpisaniu plik należy pobrać i zapisać:

Należy zwrócić uwagę, że w przypadku zapisywania pobieranego pliku przez użytkownika do tej samej lokalizacji, gdzie znajdował się wcześniej utworzony przez program DGCS System plik InitSessionSignedRequest_12-01-2024_12_27_16.xml, system Windows zaproponuje nazwę z koljenym numerem np. (1).

W kolejnym kroku należy powrócić do programu i wskazać plik w wyświetlonym oknie:
 

Po poprawnym zalogowaniu otworzy się okno Nadaj uprawnienia KSeF, gdzie wprowadzamy nazwę własną dla uprawnień oraz przypisujemy odpowiednie uprawnienia:

Po wybraniu przycisku Dodaj zostanie wygenerowany token.

Token można skopiować, zaznaczając teskt i używając skrótów klawiszowych Ctrl+C, a następnie zapisać w bezpieczne miejsce (Ctrl+V).
Po zamknięciu tego okna nie będzie już możliwości jego podejrzenia. Dodatkowo po wybraniu opcji Zapisz token zostanie przypisany do aktualnego użytkownika, który jest zalogowany do programu. 
Jeżeli od razu nie skorzystamy z opcji Zapisz, ale zabezpieczyliśmy token, to w przyszłości będzie można wejść w opcję Konfiguracja>Użytkownicy>zaznaczyć użytkownika>wybrać Edytuj i w polu Token KSeF wkleić (Ctrl+V) token.
Jeżeli token zostanie ustawiony, to będzie możliwość nawiązywania sesji z KSeF z wykorzystaniem wprowadzonego tokenu. 
Sesja z tokenem jest preferowanym rozwiązaniem, ponieważ token nadany jest przez KSeF i wszystkie operacje z danym tokenem są od razu uwierzytelniane w KSeF. 
Jeżeli używamy np. certyfikatu, to po pierwsze samo nawiązanie sesji jest dłuższe, ponieważ musimy wpisać PIN, to samo uwierzytelnienie sesji jest dłuższe – KSeF musi sprawdzić, czy dany certyfikat jest ważny, oraz czy nie ma go czasem na listach certyfikatów skompromitowanych itp.

W programie DGCS System opcja dostępna w menu Konfiguracja>KSeF>Tokeny KSeF.

Do opcji można wejść rozpoczynając sesję z logowaniem certyfikatem lub Profilem Zaufanym, ponieważ sesja z tokenem nie pozwala na przeglądanie tokenów ani generowanie tokenów. Przy logowaniu sprawdzane jest, czy osoba chcąca wejść w tą opcję posiada w KSeF uprawnienia odczytu lub zarządzania uprawnieniami KSeF. Jeżeli nie posiada, to nie będzie mogła otworzyć tego okna. W opcji prezentowane są wszystkie tokeny danego podmiotu. W opcji tej można dodać token podległy pod osobę zalogowaną do aktualnej sesji.

Z poziomu tego okna istnieje także możliwość usuwania istniejących tokenów, nieważne czy są to tokeny utworzone przez osobę zalogowaną do aktualnej sesji czy nie. Usuwanie tokenów jest jedynie możliwe dla użytkowników, którzy mają w KSeF uprawnienie zarządzania uprawnieniami KSeF.
Po zamknięciu tego okna sesja jest zatrzymywana.

Powyższa procedura wygląda następująco:
Wybieramy opcję Konfiguracja>KSeF>Tokeny KSeF>wybieramy sposób uwierzytelnienia np. Profil zaufany:

Potwierdzamy OK i program generuje nam plik do uwierzytelniania. Zapisujemy plik w dowolnej i znanej lokalizacji wybierając opcję Zapisz:

Po zapisaniu pliku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat:

a następnie wyświetli się okno, w którym znajduje się aktywny link

Po kliknięciu w link należy podpisać wcześniej wygenerowany plik. Po podpisaniu i zapisaniu pliku na koputerze należy powrócić do programu i w kolejnym oknie wskazać podpisany plik. 

Po poprawnym zalogowaniu otworzy się okno Zarządzaj tokenami KSeF, gdzie widoczne są osoby, które mają przypisany token. 

W tym oknie można również skorzystać z opcji Generuj token i wygenerować go dla kolejnej osoby.