Wezwanie do zapłaty to dokument wysyłany w trakcie procesu windykacji, które wierzyciel kieruje do dłużnika i zawiera wezwanie do uregulowania należności w określonym czasie.

W programie Księga Przychodów i Rozchodów DGCS System, Księga Handlowa jak i Ryczałt wezwanie do zapłaty możliwe jest do wygenerowania z okna Rozrachunki>Należności wg kontrahentów

Po uruchomieniu okna z lewej strony okna należy wybrać kontrahenta, zaznaczyć wybrany dokument i kliknąć na Wezwanie do zapłaty

Przed wygenerowaniem wydruku należy również określić czy to będzie Wezwanie czy też już Ostateczne wezwanie.

AUTOMATYCZNA WYSYŁKA PRZYPOMNIEŃ ORAZ WEZWAŃ DO ZAPŁATY

Programy księgowe z serii DGCS System posiadają również możliwość automatycznego wysyłania przypomnienia oraz wezwania do zapłaty.

Przypomnienia wysyłane są jako zwykła wiadomość e-mail, natomiast wezwania i ostateczne wezwania do zapłaty jako e-mail z załącznikami, gdzie w załącznikach umieszczane są wystawione automatycznie przez system dokumenty wezwań i ostatecznych wezwań do zapłaty.
Funkcja wymaga wcześniejszej konfiguracji danych dot. serwera poczty e-mail oraz wprowadzenia adresu e-mail do danych poszczególnych kontrahentów. Powiadomienia wysyłane są przez aplikację SerweryM2M dostępną w lokalizacji, gdzie zainstalowany jest DGCS System. Wymagane jest więc włączenie wysyłania powiadomień w tej aplikacji oraz zapewnienie, że aplikacja ta będzie uruchomiona na czas, gdy powiadomienia i wezwania będą wysyłane.

W konfiguracji serwerów określamy godzinę wysyłki oraz zaznaczamy, że wysyłka ma być włączona (zielone kółko na poniższym rysunku). O wyznaczonej godzinie z wszystkich podłączonych baz danych aplikacja Serwery M2M będzie pobierać informacje o zaległych należnościach kontrahentów i terminach płatności, i według poniższej konfiguracji zostaną wysłane maile z odpowiednimi załącznikami do konkretnych kontrahentów.

Dodatkowo w oknie Konfiguracja>Ustawienia ogólne zakładka Parametry należy zaznaczyć Powiadomienia i Wezwania

Należy określić:

*osoba wystawiająca - Określa jakim imieniem i nazwiskiem będzie podpisywany wysłany e-mail z powiadomieniem lub wezwaniem.

Kolejnymi parametrami są trzy sekcje odpowiedzialne odpowiednio za:
• przypomnienie o upływającym terminie zapłaty,
• wezwanie do zapłaty,
• ostateczne wezwanie do zapłaty.

Dla każdej sekcji określamy te same poniższe parametry.
 

Wyślij wszystkim* Zaznaczenie tej opcji oznacza, że chcemy wysyłać powiadomienia/wezwania automatycznie do wszystkich* kontrahentów.
 

Ile dni przed terminem płatności wysłać Określa ile dni przed terminem mają być wysłane do kontrahentów zalegających maile z przypomnieniem/wezwaniem.
 

Termin płatności Parametr dotyczy tylko wezwań I ostatecznych wezwań do zapłaty i określa, jaki termin płatności ma się pojawić na załączonych do maila dokumentów wezwań.

Tytuł wiadomości Określa tytuł wiadomości e-mail wysyłanej do zalegających kontrahentów.

Treść wiadomości Określa treść wiadomości e-mail wysyłanej do zalegających kontrahentów.

Oznaczony na niebiesko tekst w poniższym oknie informuje, że w tytule i treści wiadomości można używać symboli, które podczas wysyłki zostaną zastąpione konkretnymi danymi. Po kliknięciu w ten tekst zaprezentowany zostanie poniższy opis symboli.

Symbol $kwota_brutto$ został przykładowo użyty w treści wiadomości na powyższym rysunku.

Uaktywnij wysyłkę dla nierozliczonych należności od dnia Parametr służy do ustawienia przez użytkownika, od kiedy dokumenty mają być monitorowane w celu wysyłania powiadomień i wezwań. Ważne jest określenie tej daty, ponieważ możemy ustawić, że pod uwagę mają być brane dokumenty dopiero wystawiane od daty uruchomienia w naszym systemie automatycznej wysyłki, a dokumenty wystawione np. miesiąc, czy rok wcześniej już nie mają być monitorowane.
 

Dodawaj odsetki na wydrukach wezwań i ostatecznych wezwań do zapłaty Zaznaczenie tej opcji spowoduje umieszczanie odsetek na załączonych dokumentach w wysyłanych wiadomościach e-mail.
 

Konto bankowe dla wezwań w PLN Parametr określa jaki numer konta ma być umieszczony na załączonych dokumentach wezwań i ostatecznych wezwań w wysyłanych wiadomościach e-mail.

Dodatkowo w oknie Słowniki>Kontrahenci można odznaczyć tych kontrahentów, do których powiadomień nie chcemy wysyłać.