logo   logo

Jak wysyłać e-deklaracje za pomocą aktywnych formularzy PDF?

Opublikowany w: Blog Księgowość Księga Prz. i Roz. PRO

user

Admin Admin clock 01-02-2019

Program umożliwia obsługę E-Deklaracji PIT-4R; PIT-11; PIT-40, składanych do urzędów z zastosowaniem plików w formacie PDF udostępnionych na stronie Ministerstwa Finansów. Poniżej zamieszczamy opis, który ułatwi przygotowanie e-deklaracji i ich wysyłkę do systemu E-Deklaracje.
 
1. Wymagane ustawienia w programie Kadry, Płace i ZUS PRO (brak niektórcyh wymaganych danych nie pozwoli na przeprowadzenie procesu wczytania, autoryzacji lub wysłania deklaracji):
- w oknie Dane firmy należy uzupełnić pole Nazwa skrócona - dostępne z poziomu menu Konfiguracja/Dane firmy.  
- w oknie Urzędy skarbowe należy wypełnić pole Kod urzędu (e-PIT) - okno uruchamiamy z poziomu menu Konfiguracja/Dla wszystkich firm/Urzędy skarbowe.
- w oknie Pracownik-Urzędy, należy sprawdzić przypisanie pracownikom odpowiedniego Urzędu Skarbowego - okno uruchamiamy z menu Kadry/Urzędy.
- w oknie Dane pracownika/Dane adresowe, należy uzupełnić pola: Województwo, Powiat, Gmina, Nr Domu, Miejscowość, Kod Pocztowy - okno uruchamiamy z poziomu menu Kadry/Dane pracownika.  
 
2. Tworzenie plików, które można wysłać do modułu E-Deklaracje.
W celu przygotowania E-Deklaracji należy zaznaczyć pole ‘Eksport e-Deklaracji do PDF (pojedyncze wysyłanie)’. Pole jest aktywne w przypadku deklaracji, które program wspiera w zakresie obsługi E-Deklaracji. Uruchomienie polecenia ‘Generuj deklarację wydruk’, przy włączonym polu ‘Eksport e-Deklaracji do PDF (pojedyncze wysyłanie)’ skutkuje przygotowaniem wydruku deklaracji podatkowej oraz pliku eksportu przygotowanych do zaczytania do formularzy deklaracji przygotowanych przez Ministerstwo Finansów.
Przygotowane eksporty zapisywane są w katalogu eksportu zdefiniowanym w polu ‘Katalog exportu danych’ w Menu: Konfiguracja / Dla aktualnej firmy / Inne. W przypadku nie wskazania indywidualnego katalogu, pliki zapisują się w domyślnym folderze: C:\Program Files\BiznesmenPro\Export.
 
Istnieje możliwość generowania deklaracji nie tylko dla pojedynczej osoby, ale także dla grupy pracowników wybranych do kontekstu pracy (zakres osób wskazywany jest w polu: Dla pracowników / Rodzaj).
 
Dane z eksportami do E-Deklaracji są zapisywane w plikach, które w swoich nazwach imiennie wskazują, jakiego pracodawcy i pracownika dotyczą.
 
3. Konfiguracja programów, za pomocą których będzie możliwa wysyłka E-Deklaracji. 
a) złożyć pełnomocnictwo UPL w urzędzie skarbowym
Przygotowanie do składania i podpisywania E-Deklaracji podatkowych należy poprzedzić uzyskaniem podpisu kwalifikowanego oraz złożeniem pełnomocnictwa UPL w urzędzie skarbowym obsługującym pracodawcę. Formularz UPL jest udostępniony na stronie:
 
b) pobrać i zapisać na dysku twardym komputera aktualne wzory deklaracji PIT
Przygotowane przez program Kadry, Płace i ZUS PRO pliki z danymi do E-Deklaracji należy wczytać do szablonów deklaracji podatkowych udostępnionych na stronie Ministerstwa Finansów w formacie PDF. Formularz deklaracji należy zapisać na dysku twardym komputera.
Strona z formularzami:
 
c) pobrać i zainstalować program Wtyczka E-Deklaracje
Obsługa składania e-deklaracji podatkowych możliwa jest z zastosowaniem programu do obsługi dokumentów PDF (Adobe Reader), po zainstalowaniu wtyczki e-deklaracji ze stronie Ministerstwa Finansów. Należy pamiętać o zainstalowaniu najnowszej wersji wtyczki. Wtyczka została udostępniona do pobrania ze strony:
 
4. Wczytanie plików i wysłanie ich do E-Deklaracje.
Wczytanie danych do formularzy PDF następuje przy pomocy funkcji importu do plików PDF np. za pomocą Adobe Reader. W tym celu trzeba otworzyć formularz deklaracji, zapisany na dysku, użyć funkcji ‘Narzędzi’ albo ‘Rozszerzonych’, w opcji ‘Formularz’ za pomocą polecenia ‘Import danych’ (‘Importuj dane’). Dalsza obsługa E-Deklaracji następuje przez użycie poleceń dostępnych w menu: ‘E-Deklaracje’, która aktywowana została po zainstalowaniu Wtyczki do E-Deklaracji.
 
Po wczytaniu danych plik w PDF można zapisać w preferowanej przez użytkownika lokalizacji. Następnie można przystąpić do ‘Podpisania i wysłania’ – opcja dostępna w Menu: E-Deklaracje. 
W trakcie podpisywania i wysyłania danych do urzędu skarbowego powstają lub są tworzone pliki z danymi wysyłanymi oraz z numerem referencyjnym. Pliki te powinno zapisać się na dysku obok składanej deklaracji. 
W przypadku nie uzyskania od razu potwierdzenia złożenia deklaracji, do kolejnych prób pobrania tych potwierdzeń konieczne jest użycie numeru referencyjnego danej wysyłki. 
 
Potwierdzenie złożenia deklaracji w urzędzie odbywa się przez uzyskanie UPO (urzędowego potwierdzenia odbioru). W tym celu należy użyć formularz dostępny na stronie Ministerstwa Finansów:
Do uzyskania UPO konieczne jest użycie numeru referencyjnego uzyskanego przy wysyłce danych. Dokument UPO także można zapisać na dysku.