W celu zaksięgowania dokumentu sprzedaży towarów handlowych należy otworzyć okno Ewidencja VAT sprzedaż, które jest dostępne w menu głównym Zapis dokumentu.
W polu Numer dowodu księgowego wprowadzamy numer dokumentu sprzedaży. Następnie datę obowiązku VAT oraz datę sprzedaży. Dane nabywcy uzupełniamy wywołując słownik kontrahentów, w którym zapisane są dane wszystkich kontrahentów, z którymi dotychczas współpracowaliśmy. Wyszukujemy go i wybieramy aby dodał się do księgowania. Jeśli chcemy wprowadzić nowego do kartoteki należy kliknąć w opcję Nowy. Po wpisaniu numeru nip nabywcy i kliknięciu pobierz, do kartoteki kontrahenta wczytają się jego dane widniejące na fakturze.
W polu zdarzenie gospodarcze wpisujemy nazwę zdarzenia odpowiednią dla księgowanego dokumentu na przykład Sprzedaż towarów lub wybieramy z dostępnej listy. W pozycji Rodzaj transakcji wybieramy SS-Sprzedaż standard.
Jeśli sprzedano towar ze stawką vat w wysokości dwadzieścia trzy procent, w wierszu przeznaczonym dla tej stawki wprowadzamy z dokumentu kwotę wartości netto w kolumnie netto. Kwota podatku vat oraz brutto zostaną przeliczone automatycznie.
W zakładce wpis do księgi automatycznie pojawi się kwota netto w polu siódmym będącym odpowiednikiem kolumny siódmej księgi przychodów i rozchodów.
Jeżeli dane się zgadzają, zapisujemy dokument. Opcja Zapisz dostępna jest w prawej części okna.
W kolejnym kroku możemy przejść do generowania deklaracji VAT-7 z okna Deklaracje > PIT, VAT. Kwota netto dotycząca transakcji Sprzedaży Towarów i Usług będzie widoczna w poz. 19 a VAT należny w poz 20.
W plikach JPK Sprzedaż towarów będzie uwzględniona w kolumnie 19 kwota netto i w kolumnie 20 Vat należny.