Urlop wypoczynkowy przysługuje i udziela się w dniach, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Na początku każdego roku kalendarzowego wszystkim pracownikom należy obliczyć przysługujący urlop. Wykonać to należy w oknie Czas pracy>Urlopy poprzez kliknięcie z prawej strony Edytuj dane, a następnie poprzez użycie funkcji 'Oblicz ponownie'. Na podstawie wprowadzonych wcześniej danych do programu takich jak np. historia zatrudnienia, szkoła, zostanie wyliczony należny w danym roku wymiar urlopu wypoczynkowego. Czynność tę wykonujemy zawsze przed wprowadzeniem jakiejkolwiek nieobecności urlopowej w danym roku!

Po naliczeniu należnego urlopu dla pracowników w momencie wystąpienia nieobecności urlopowej, należy zarejestrować ją w oknie Czas pracy>Nieobecności. Dodanie takiego wpisu odbywa się poprzez użycie z prawej strony funkcji Nowe dane, a następnie wprowadzenie odpowiedniego zakresu dat oraz wybrania typu nieobecności jako 'Urlop wypoczynkowy'.

Na podstawie wybranego typu nieobecności program automatycznie podpowiada dane na zakładce 'Rozliczanie-zaawansowane'

Z reguły dana nieobecność jest rozliczana w miesiącu, którego dotyczy, ale w niektórych przypadkach może być rozliczana w innym miesiącu.

Istotnym oznaczeniem jest tu parametr 'Zmniejsza jak urlop (z wyn. za urlop)'. Decyduje on o tym, w jaki sposób nieobecność ma wpłynąć na naliczane płace. Takie oznaczenie nieobecności spowoduje zmniejszenie składników, które mają ustalone obniżanie przez urlop oraz dodatkowo zostanie wyliczony w analizie płac składnik 'Wynagrodzenie za urlop'.

Zmiana tego parametru nie jest zalecana! Rejestrowanie w ten sposób urlopu pozwoli na prawidłowe traktowanie tej nieobecności przy naliczaniu płac oraz przy różnego typu raportach (np. raport do ZUS Z-03).

Istotne również są pola dotyczące dni nieobecności. Program automatycznie uzupełnia te pola na podstawie wprowadzonego zakresu dat nieobecności oraz na podstawie przypisanego do danej osoby typu kalendarza. W przypadku edycji zakresu dat warto zwrócić uwagę, czy te dni prawidłowo są zaczytywane.

Po wprowadzeniu nieobecności klikamy z prawej strony Zachowaj zmiany i następnie można przystąpić do naliczania płac w oknie Płace>Obliczanie płac. W naliczonych płacach pojawi się wcześniej wspomniany składnik 'Wynagrodzenie za urlop'. Z racji, że niektóre składniki wynagrodzenia są w stałej wartości (np. zasadnicze wynagrodzenie miesięczne), a niektóre w wartości zmiennej (np. premia) to dodatkowo program wykaże jaka część wynagrodzenia za urlop wynika z części stałej a jaka z części zmiennej.