Ile czasu na wystawienie faktury? Przewodnik po przepisach

Ile czasu na wystawienie faktury? 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT, fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub świadczenie usługi. Oznacza to, że jeżeli transakcja została dokonana np. 10 maja, faktura musi zostać wystawiona najpóźniej do 15 czerwca. Ten termin obowiązuje zarówno przy standardowych fakturach VAT, jak i w przypadku faktur zaliczkowych, wystawianych na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności. Znajomość i przestrzeganie tych ram czasowych jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatku oraz uniknięcia ewentualnych konsekwencji prawnych.

Szukasz programu do faktur, który przyspieszy Twoją pracę? Sprawdź Fakturowanie PRO Plus.

Wystawienie faktury – co to właściwie oznacza?

Faktura VAT to dokument, który nie tylko potwierdza zaistnienie transakcji, ale przede wszystkim generuje obowiązek podatkowy zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy. Zgodnie z przepisami, wystawienie faktury jest obowiązkowe przy świadczeniu usług, dostawie towarów, a także przy pobraniu zaliczki – jeśli nie zachodzi wyjątek przewidziany w ustawie. To również dokument, który w praktyce „uruchamia” podatek od towarów i usług.

Standardowy termin wystawienia faktury – konkretne ramy czasowe

Podstawowy termin, w jakim przedsiębiorca powinien wystawić fakturę, określa art. 106i ustawy o VAT. Brzmi on jasno: fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Oznacza to, że jeżeli np. transakcja miała miejsce 4 lipca, data wystawienia faktury nie może przekroczyć 15 sierpnia.

Warto podkreślić, że ten termin obowiązuje również w przypadku faktur zaliczkowych, jeśli żąda ich osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. System jest zatem jasny i jednolity – do czasu, aż pojawią się wyjątki.

Wyjątki od reguły – kiedy można wystawiać faktury później?

Ustawodawca przewidział sytuacje, w których wystawienie faktury może nastąpić w późniejszym terminie, zależnym od charakteru świadczonych usług lub dostarczanych towarów. I tak, zgodnie z przepisami:

• Do dnia upływu terminu płatności – w przypadku dostaw mediów (energia, gaz, ciepło), usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, usług ochrony, dozoru, czy stałej obsługi biurowej i prawnej.
• Do 30 dni od wykonania usługi – dotyczy usług budowlanych i budowlano-montażowych.
• Do 60 dni od dnia wydania towaru – obowiązuje przy sprzedaży drukowanych książek, z wyłączeniem gazet, ulotek czy czasopism.
• Do 90 dni od wykonania usługi – w przypadku usług drukowania książek (również bez magazynów i gazet).
• Do 7 dni od dnia zwrotu opakowania – gdy taka umowa została zawarta między stronami.

Te wyjątki nie są tylko ułatwieniem – w niektórych branżach są wręcz koniecznością. Obsługa wielomiesięcznych umów najmu, dostaw rozliczanych okresowo, czy projektów budowlanych nie wpisuje się w rytm „miesiąc za miesiąc”, a ustawodawca to uwzględnia.

Wystawianie faktur z wyprzedzeniem – czy można z góry?

Co ciekawe, przedsiębiorca może również wystawić fakturę z wyprzedzeniem. Zgodnie z przepisami, najwcześniejsza możliwa data wystawienia faktury to 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Taka możliwość ma duże znaczenie w relacjach, gdzie kontrahent wymaga przedpłaty, a wystawienie dokumentu księgowego jest konieczne do zrealizowania przelewu.

To również wygodne narzędzie w obrocie gospodarczym – umożliwiające porządkowanie dokumentacji z odpowiednim wyprzedzeniem, bez konieczności działania „na ostatnią chwilę”.

Wystawienie faktury zbiorczej – jak to działa?

Warto również pamiętać, że przepisy umożliwiają wystawienie jednej faktury zbiorczej obejmującej wszystkie transakcje z danym nabywcą, które miały miejsce w ciągu miesiąca. W takim przypadku również obowiązuje zasada – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano wszystkie świadczenia. To rozwiązanie przydatne szczególnie w modelu B2B przy regularnych, powtarzalnych dostawach.

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT, aby była ważna?

W świetle ustawy o VAT, każda faktura VAT musi zawierać precyzyjnie określone informacje:

• dane podatnika i nabywcy (w tym NIP),
• datę wystawienia i numer faktury,
• datę dokonania dostawy lub wykonania usługi (jeśli inna niż wystawienia),
• nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę netto,
• rabaty, jeśli występują,
• wartość netto,
• stawkę i kwotę VAT,
• sumę wartości sprzedaży netto oraz kwotę podatku z podziałem na stawki,
• całkowitą kwotę do zapłaty (brutto).

To właśnie na podstawie tych danych, organy podatkowe mogą zweryfikować prawidłowość transakcji, rozliczyć vat, i skontrolować realizację obowiązków przez obie strony.

Postaw na niezawodne oprogramowanie księgowe dla Twojego biznesu

Szukasz solidnego narzędzia do prowadzenia księgowości? Wybierz sprawdzone rozwiązania od dGCS Biznesmen. Dla właścicieli firm świetnym wyborem będzie Księga Przychodów i Rozchodów PRO Plus, natomiast dla biur rachunkowych dedykowany jest program Biuro Rachunkowe PRO Plus. Oba systemy zapewniają pełną funkcjonalność, zgodność z aktualnymi regulacjami oraz intuicyjną obsługę, ułatwiając codzienne obowiązki księgowe i podatkowe.
A jeśli szukasz sprawdzonego programu do faktur, to koniecznie zainteresuj się oprogramowaniem Fakturowanie PRO Plus.

Podsumowanie – nie tylko obowiązek, ale i narzędzie zarządzania płynnością

Choć wystawienie faktury to z pozoru czysto techniczna czynność, w praktyce ma znaczenie znacznie szersze – wpływa na płynność finansową, terminy zapłaty i rozliczenia podatkowe. Znajomość zasad, wyjątków oraz możliwości wcześniejszego lub późniejszego dokumentowania transakcji, to podstawa pracy każdego profesjonalisty z obszaru księgowości, finansów i podatków.

Nie warto ryzykować błędu – termin wystawienia faktury to oś, wokół której kręci się prawidłowe funkcjonowanie całego systemu VAT.

FAQ – Terminy i zasady wystawiania faktur VAT

1. Kiedy należy wystawić fakturę do paragonu?

W przypadku sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej, jeśli nabywca zażądał wystawienia faktury, przedsiębiorca ma obowiązek jej wystawienia. Fakturę do paragonu należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży. Żądanie to musi zostać zgłoszone do końca miesiąca, w którym wystąpiła data sprzedaży.

2. Czy fakturę można wystawić wcześniej niż dokonanie sprzedaży?

Tak. Ustawa dopuszcza możliwość wystawienia faktury wcześniej niż 60 dni od dnia wykonania usługi bądź dostawy towaru, ale nie wcześniej niż 30 dni przed tą datą. Dotyczy to m.in. przypadków, gdy konieczna jest wcześniejsza płatność lub zaliczka.

3. Czy fakturę można wystawić później niż 15. dnia miesiąca?

Co do zasady, fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło dokonanie sprzedaży, świadczenie usług bądź dostawa towaru. Są jednak wyjątki – np. w przypadku usług budowlanych czy dostaw książek, możliwe jest wystawienie faktury nawet do 90 dni od dnia wykonania czynności.

4. Jaki jest obowiązek wystawienia faktury w przypadku żądania przez osobę fizyczną?

Jeśli osoba fizyczna nieprowadząca działalności zgłosi żądanie wystawienia faktury, wystawienie faktury ma przedsiębiorca w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania sprzedaży, pod warunkiem, że żądanie zgłoszono do końca miesiąca sprzedaży.

5. Czy istnieją wyjątki od podstawowego terminu wystawienia faktury?

Tak. Przepisy przewidują dłuższe terminy dla określonych branż. Przykładowo:

• do dnia upływu terminu płatności – w przypadku mediów, usług telekomunikacyjnych, leasingu,
• 30 dni od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych,
• 60 dni od daty wydania towaru – przy sprzedaży książek,
• 90 dni od dnia wykonania czynności – w przypadku usług drukowania książek.

6. Czy możliwe jest wystawienie zbiorczej faktury?

Tak. Przepisy dopuszczają możliwość wystawienia zbiorczej faktury, obejmującej wszystkie transakcje z danym nabywcą w danym miesiącu. Taka faktura VAT również musi zostać wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługi lub dostarczono towary.

7. Co mówi art. 106i ust. 1 ustawy o VAT?

Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonania usługi. Artykuł ten stanowi podstawę dla większości zasad wystawiania faktur.

8. Czy są przypadki, w których obowiązuje krótszy termin wystawienia faktury?

Tak. W szczególnych przypadkach (np. obrót towarami wrażliwymi objętymi mechanizmem podzielonej płatności) lub przy umowach przewidujących szybkie rozliczenia, przedsiębiorcy mogą być zobowiązani do wystawienia faktury w krótszym terminie ustalonym kontraktowo lub wynikającym z innych przepisów.

9. Czy moment wystawienia faktury wpływa na obowiązek podatku VAT?

Tak. W wielu przypadkach to właśnie moment wystawiania faktury determinuje powstanie obowiązku podatku VAT. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy faktura została wystawiona przed faktycznym dokonaniem sprzedaży – wtedy obowiązek podatkowy może pojawić się już w chwili wystawienia dokumentu.

10. Czy przepisy różnicują terminy wystawiania faktur w zakresie dostawy towarów a świadczenia usług?

Nie zasadniczo. Zarówno w przypadku świadczenia usług, jak i sprzedaży towaru, obowiązuje podstawowy termin – fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi bądź dostawy. Różnice pojawiają się jedynie w przypadku wyjątków przewidzianych ustawowo.