Krajowy System e-Faktur sprawia, że faktury zakupu i sprzedaży trafiają do jednego miejsca. Wraz z ich liczbą pojawia się nowy problem: jak szybko znaleźć dokumenty dotyczące konkretnego projektu, klienta czy rozliczenia? Odpowiedzią jest funkcja tagowania dokumentów w Portalu KSeF onBiznes.
Czym są tagi?
Tag to krótka etykieta, którą użytkownik przypisuje do faktury pobranej z KSeF. Może to być nazwa projektu („Remont biura"), status („do akceptacji"), osoba odpowiedzialna lub dowolne inne oznaczenie. Jeden dokument może mieć wiele tagów jednocześnie.
Tagi nie zmieniają faktury. Dokument z KSeF pozostaje w oryginalnej postaci, a oznaczenia są dodatkową warstwą informacji widoczną tylko w systemie onBiznes.
Dlaczego warto korzystać z tagów?
Szybkie wyszukiwanie. Zamiast przeglądać całą listę faktur, wystarczy wybrać tag i od razu zobaczyć powiązane dokumenty. Przy dużej liczbie faktur to realna oszczędność czasu.
Elastyczność. Użytkownik sam tworzy tagi dopasowane do swojej firmy. Nie trzeba czekać na zmiany w programie ani konfigurować sztywnej struktury.
Kontrola nad obiegiem dokumentów. Tagi statusowe, takie jak „do weryfikacji", „zaakceptowane" czy „przekazane księgowej", pokazują, na jakim etapie jest dana faktura. Zespół widzi, co jest już zrobione, i unika dublowania pracy.
Łatwiejsza współpraca z biurem rachunkowym. Oznaczenie typu „samochód – 50% VAT", „reprezentacja" czy „środek trwały" daje księgowej gotową wskazówkę. Ogranicza to liczbę pytań i wymiany maili.
Lepsze zestawienia. Tagowanie pozwala analizować koszty i przychody według projektów, klientów lub miejsc powstania kosztów, niezależnie od układu kont księgowych.
Praca na wielu dokumentach naraz. Można zaznaczyć kilkadziesiąt faktur i jednym działaniem nadać im wspólny tag. Dla powtarzalnych przypadków możliwe jest automatyczne tagowanie według zdefiniowanych reguł, np. na podstawie NIP sprzedawcy.
Tagi a kategorie
Tagi uzupełniają kategorie, a nie je zastępują. Kategoria porządkuje dokument w jednej, uporządkowanej strukturze, zwykle pod kątem księgowości i raportów kosztowych. Tagi służą do oznaczeń „na boku": projektów, statusów i dodatkowych informacji. Najlepsze efekty daje połączenie obu podejść.
Przykłady zastosowań
-
Firma usługowa: oznaczanie faktur kosztowych nazwą projektu, by sprawdzić rentowność każdego zlecenia.
-
Dział finansowy: tagi „do akceptacji" i „zaakceptowane" jako prosty obieg zatwierdzania zakupów.
-
Współpraca z księgowością: oznaczanie faktur wymagających szczególnego potraktowania podatkowego.
-
Rozliczenia z klientami: wyszukiwanie wszystkich faktur dotyczących jednego kontrahenta lub umowy.
Podsumowanie
Dostęp do faktur w KSeF to dopiero początek. Wartość pojawia się wtedy, gdy dokumenty można szybko znaleźć, uporządkować i wykorzystać w codziennej pracy. Tagowanie w Portalu KSeF onBiznes daje to w prosty sposób: bez ingerencji w faktury i bez skomplikowanej konfiguracji.
