Wersja demonstracyjna umożliwia wprowadzenie jednej firmy.
Hasło brzmi: biznesmen
- należy otworzyć okno Zarządzanie użytkownikami, które uruchamia się klikając w menu System / Ochrona,
- kliknąć na przycisk Resetuj hasło,
- wprowadzić nowe hasło.
UWAGA!
Przed wykonaniem importu należy utworzyć w programie nową pustą bazę danych (Nową firmę), opcja dostępna w menu System/Nowa firma. Następnie należy ją otworzyć. Dopiero wówczas można przystąpić do procesu importowania danych. Funkcja importu danych dostępna jest w menu System / Import danych. Umożliwia przeniesienie większości danych z programu: Fakturowanie Biznesmen mała firma.
Importowane dane:
- dane firmy,
- dokumenty sprzedaży i korygujące,
- słownik kontrahentów,
- słownik towarów,
- słownik usług.
Przed wykonaniem importu należy utworzyć w programie nową pustą bazę danych (Nową firmę), opcja dostępna w menu System/Nowa firma. Następnie należy ją otworzyć. Dopiero wówczas można przystąpić do procesu importowania danych. Funkcja importu danych dostępna jest w menu System / Import danych. Umożliwia przeniesienie większości danych z programu: Fakturowanie Biznesmen mała firma.
Importowane dane:
- dane firmy,
- dokumenty zakupu, sprzedaży, magazynowe i korygujące,
- słownik kontrahentów,
- słownik towarów i ich stan ilościowy,
- słownik usług.
W celu zaimportowania danych należy:
1. Wskazać plik z bazą danych firmy - kliknij na opcję Wybierz plik:
Jeśli program zainstalowano w katalogu domyślnym to ścieżka do pliku z bazą danych będzie następująca np. C:/Program Files/Biznesmen/magazyn20/firma1.mdb
W celu sprawdzenia czy nazwa importowanej bazy jest prawidłowa, należy uruchomić program Magazyn Biznesmen mała firma i wejść w menu System/Otwórz firmę. W kolumnie Lokalizacja będzie podana dokładna ścieżka do bazy danych i nazwa pliku do zaimportowania.
2. Zaznaczyć dostępne opcje dotyczące kategorii importowanych danych.
- Słownik towarów/usług: program zaimportuje towary i usługi,
- Słownik kontrahentów: program zaimportuje dane wszystkich kontrahentów,
- Dokumenty: program zaimportuje wszystkie wystawione dokumenty zakupu, sprzedaży, magazynowe oraz korygujące
- Ustal stany magazynowe na podstawie:
• dokumentów przychodu/rozchodu
Program zaimportuje dokumenty przychodu i rozchodu (zakupowe, pw, sprzedaży, rw) i na ich podstawie obliczy aktualny stan magazynu.
• informacji w bazie towarów
Program zaimportuje stan magazynu wynikający z ilości jaka jest widoczna w słowniku towarów.
3. Kliknąć na opcję Wykonaj.
Po wykonaniu importu i uruchomieniu bazy, należy ustalić kolejny numer dla dokumentów zakupu, sprzedaży i magazynowych (menu: Konfiguracja/Dokumenty/Numeracja)
Sposób nr 1 (zalecany)
1. Należy zainstalować program Fakturowanie PRO lub Magzyn i Faktury PRO na nowym komputerze.
UWAGA! Program nie może być zainstalowany w wersji starszej niż na komputerze, z którego została przeniesiona baza danych.
UWAGA! Program nie może być zainstalowany w wersji starszej niż na komputerze, z którego została przeniesiona baza danych.
W celu uruchomienia programu w wersji wielostanowiskowej - sieciowej należy określić, który z komputerów będzie tzw. Serwerem (komputer, na którym będzie utworzona baza danych), a który Klientem (komputer/komputery, które będą miały dostęp do bazy na Serwerze). Należy upewnić się, że komputery wzajemnie "widzą się" w sieci lokalnej.
Należy wejść w menu System / Ochrona. Zaznaczyć nazwę Administrator i kliknąć w opcję Zmień dane. W polach Nazwisko i Imię należy wprowadzić odpowiednie dane użytkownika. Kliknąć na Zapisz w celu zachowania wprowadzonych danych.
Podczas drukowania dokumentu sprzedaży, w oknie Generowanie wydruku, w zakładce Opcje.
- należy wejść w menu Konfiguracja / Wydruki,
- przy opcji Drukuj indeks na dokumentach sprzedaży, należy wyłączyć zaznaczenie. Będzie to miało wpływ dla wydruku wszystkich rodzajów dokumentów sprzedaży.
1. Z menu Słowniki należy wybrać Kontrahenci.
2. Kliknąć na opcję Nowy w prawej górnej części okna, a następnie w zakładce Dane podstawowe uzupełnić poniższe, istotne pola dotyczące danych kontrahenta tj.
- Symbol: to unikalne pole, dzięki któremu będzie można szybciej wprowadzać kontrahenta na wystawiany dokument sprzedaży, bez konieczności wyszukiwania go na liście kontrahentów. Można tu wpisać np. unikalną skróconą nazwę firmy lub numer np.1.
- Nazwa,
- Dane adresowe,
- NIP lub Pesel
3. Wprowadzenie danych w zakładkach Dane dodatkowe, Rachunki bankowe, Polityka cenowa oraz Faktura RR (w przypadku rolnika ryczałtowego) nie jest wymagane.
4. W celu zapisania wprowadzonych danych klikamy na funkcję Zapisz (dostępną w prawej górnej części okna).
Ilość towaru na magazynie możemy wprowadzić za pomocą następujących dokumentów:
- Faktura zakupowa - pozwala na wprowadzenie towarów w przypadku zakupu od dostawcy.
- Przychód wewnętrzny (PW) - pozwala na przyjęcia towarów w ramach wewnętrznych rozliczeń firmy.
- Faktura VAT RR - dokument potwierdzający nabycie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego
Faktura zakupowa
1. Z menu Zakup należy wybrać Faktura zakupowa.
2. Należy kliknać na opcję Słownik kontrahentów (F7) i wybrać dostawcę, od którego nabyliśmy towary (jeśli nie znajduje się w słowniku należy go wprowadzić korzystając z opcji Nowy).
3. W polu Nr faktury dostawcy wprowadzamy oznaczenie z dokumentu dostarczonego przez dostawcę.
4. Należy kliknać na opcję Słownik towarów (F2) i wybrać z listy zakupiony towar (jeśli nie znajduje się w słowniku należy go wprowadzić korzystając z opcji Nowy).
5. Gdy towar znajdzie się już na formularzu dokumentu należy uzupełnić odpowiednio rubryki tj. ilość, j.m., cena netto itd. W ten sam sposób wybieramy kolejne zakupione towary.
6. Kolejnym krokiem jest wybór w dolnej części formularza odpowiedniego Środka transportu oraz Formy płatności z rozwijanej listy. Jeśli nie znajdujemy odpowiedniej formy płatności z dostępnych w programie, możemy zdefiniować ją samodzielnie wybierając Formy zapłaty z menu Słowniki (górne menu). Identycznie postępujemy w przypadku Środka transportu.
7. W celu zapisania wprowadzonych danych należy kliknąć na funkcję Zapisz (dostępna w prawej górnej części okna).
Przychód wewnętrzny (PW)
1. Z menu Magazyn należy wybrać PW.
2. Należy kliknać na opcję Słownik towarów (F2) i wybrać z listy zakupiony towar (jeśli nie znajduje się w słowniku należy go wprowadzić korzystając z opcji Nowy).
3. Gdy towar znajdzie się już na formularzu dokumentu należy uzupełnić odpowiednio rubryki tj. ilość, j.m., cena netto itd. W ten sam sposób wybieramy kolejne zakupione towary.
4. W celu zapisania wprowadzonych danych należy kliknąć na funkcję Zapisz (dostępna w prawej górnej części okna).
Faktura VAT RR
1. Z menu Sprzedaż należy wybrać Faktura VAT RR.
2. Nalezy kliknąć na opcję Słownik kontrahentów (F7) i wybrać dostawcę, od którego nabyliśmy towary (jeśli nie znajduje się w słowniku należy go wprowadzić korzystając z opcji Nowy).
3. Należy kliknać na opcję Słownik towarów (F2) i wybrać z listy zakupiony towar (jeśli nie znajduje się w słowniku należy go wprowadzić korzystając z opcji Nowy).
4. Gdy towar znajdzie się już na formularzu dokumentu należy uzupełnić odpowiednio rubryki tj. ilość, j.m., cena netto itd. W ten sam sposób wybieramy kolejne zakupione towary.
5. Kolejnym krokiem jest wybór w dolnej części formularza odpowiedniego Środka transportu oraz Formy płatności z rozwijanej listy. Jeśli nie znajdujemy odpowiedniej formy płatności z dostępnych w programie, możemy zdefiniować ją samodzielnie wybierając Formy zapłaty z menu Słowniki (górne menu). Identycznie postępujemy w przypadku Środka transportu.
6. W celu zapisania wprowadzonych danych należy kliknąć na funkcję Zapisz (dostępna w prawej górnej części okna).
W celu zmiany ustawień w numeracji Faktur VAT należy wybrać w menu Konfiguracja pozycję Dokumenty/Numeracja. Następnie należy zaznaczyć na liście Fakturę VAT poprzez pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Obok pozycji aktualny numer należy kliknąć Zmień, a następnie wprowdzić numer np. 111, kliknąć OK.
1. Z menu Sprzedaż wybieramy Faktura VAT.
2. Należy kliknąć na opcję Słownik kontrahentów (F7) i wybrać z listy kontrahenta, któremu sprzedajemy towar lub usługę (jeśli nie znajduje się w słowniku należy go wprowadzić korzystając z opcji Nowy).
3. Należy kliknąć na opcję Słownik towarów (F2) lub Słownik usług (F3) i wybrać z listy sprzedawany towar lub usługę (jeśli nie znajduje się w słowniku należy go wprowadzić korzystając z opcji Nowy).
5. Gdy towar znajdzie się już na formularzu dokumentu należy uzupełnić odpowiednio rubryki tj. ilość, j.m., cena netto itd. W ten sam sposób wybieramy kolejne sprzedawane towary lub usługi.
6. Kolejnym krokiem jest wybór w dolnej części formularza odpowiedniego Środka transportu oraz Formy płatności z rozwijanej listy. Jeśli nie znajdujemy odpowiedniej formy płatności z dostępnych w programie, możemy zdefiniować ją samodzielnie wybierając Formy zapłaty z menu Słowniki (górne menu). Identycznie postępujemy w przypadku Środka transportu.
7. W celu wystawienia dokumentu należy kliknąć na funkcję Zapisz (dostępna w prawej górnej części okna).
8. W kolejnym kroku należy wybrać drukarkę (lub ekran w celu obejrzenia dokumentu przed wydrukiem) oraz uzupełnić wybrane pola dotyczące wydruku w zakładce Opcje.
Faktura WDT
1. Z menu Słowniki należy wybrać Kursy walut, następnie kliknąć na opcję Nowy w prawej górnej części okna. Należy wypełnić tabelę dane podstawowe, a w celu zapisania wybrać opcję Zapisz.
2. Z menu Sprzedaż należy wybrać Faktura WDT.
3. Kliknąć na opcję Waluta: PLN i z rozwijanego menu wybrać walutę, a następnie zaznaczyć tabelę z kursem zdefiniowaną w poprzednim punkcie, następnie kliknąć na opcję Wybierz.
4. Kliknąć na opcję Słownik kontrahentów (F7), a następnie wybrać kontrahenta, któremu sprzedajemy towar lub usługę (jeśli nie znajduje się w słowniku należy go wprowadzić korzystając z opcji Nowy).
5. Kliknąć na opcję Słownik towarów (F2) lub Słownik usług (F3), a następnie wybrać z listy sprzedawany towar lub usługę (jeśli nie znajduje się w słowniku należy go wprowadzić korzystając z opcji Nowy).
6. Gdy towar lub usługa znajdzie się już na formularzu dokumentu należy uzupełnić odpowiednio rubryki tj. ilość, j.m., cena netto itd. W ten sam sposób wybieramy kolejne sprzedawane towary/ usługi.
7. Kolejnym krokiem jest wybór w dolnej części formularza odpowiedniego Środka transportu oraz Formy płatności z rozwijanej listy. Jeśli nie znajdujemy odpowiedniej formy płatności z dostępnych w programie, możemy zdefiniować ją samodzielnie wybierając Formy zapłaty z menu Słowniki (górne menu). Identycznie postępujemy w przypadku Środka transportu.
8. W celu zapisania wprowadzonych danych klikamy na funkcję Zapisz (dostępną w prawej górnej części okna).
Uwaga!
Jeśli chcesz aby drukowała się informacja o kursie waluty po jakiej przeliczono fakturę to należy wejść w menu Konfiguracja/Wydruki i zaznaczyć opcję Drukuj informację Przeliczono po kursie waluty.
Faktura eksportowa
1. Z menu Słowniki należy wybrać Kursy walut, następnie kliknąć na opcję Nowy w prawej górnej części okna. Należy wypełnić tabelę dane podstawowe, a w celu zapisania wybrać opcję Zapisz.
2. Z menu Sprzedaż należy wybrać Faktura eksportowa.
3. Kliknąć na opcję Waluta: PLN i z rozwijanego menu wybrać walutę, a następnie zaznaczyć tabelę z kursem zdefiniowaną w poprzednim punkcie, następnie kliknąć na opcję Wybierz.
4. Kliknąć na opcję Słownik kontrahentów (F7), a następnie wybrać kontrahenta, któremu sprzedajemy towar lub usługę (jeśli nie znajduje się w słowniku należy go wprowadzić korzystając z opcji Nowy).
5. Kliknąć na opcję Słownik towarów (F2) lub Słownik usług (F3),a następnie wybrać z listy sprzedawany towar lub usługę (jeśli nie znajduje się w słowniku należy go wprowadzić korzystając z opcji Nowy).
6. Gdy towar lub usługa znajdzie się już na formularzu dokumentu należy uzupełnić odpowiednio rubryki tj. ilość, j.m., cena netto itd. W ten sam sposób wybieramy kolejne sprzedawane towary/ usługi.
7. Kolejnym krokiem jest wybór w dolnej części formularza odpowiedniego Środka transportu oraz Formy płatności z rozwijanej listy. Jeśli nie znajdujemy odpowiedniej formy płatności z dostępnych w programie, możemy zdefiniować ją samodzielnie wybierając Formy zapłaty z menu Słowniki (górne menu). Identycznie postępujemy w przypadku Środka transportu.
8. W celu zapisania wprowadzonych danych klikamy na funkcję Zapisz (dostępną w prawej górnej części okna).
Uwaga!
Jeśli chcesz aby drukowała się informacja o kursie waluty po jakiej przeliczono fakturę to należy wejść w menu Konfiguracja/Wydruki i zaznaczyć opcję Drukuj informację Przeliczono po kursie waluty.
1. Z menu Sprzedaż należy wybrać Przegląd sprzedaży.
2. Na liście wystawionych dokumentów należy podświetlić dokument WZ na podstawie którego ma być wystawiona Faktura VAT, poprzez pojedyncze kliknięci lewym przyciskiem myszy. Następnie należy wybrać opcję FV do dokumentu, dostępną w prawym panelu programu Inne.
UWAGA!
W celu wystawienia Faktury VAT na podstawie kilku dokumentów WZ, podczas zaznaczania wybranych dokumentów należy przytrzymać klawisz Ctrl.
3. Na formularzu dokumentu należy uzupełnić odpowiednio rubryki tj. ilość, j.m., cena netto itd..
4. W celu zapisania wprowadzonych danych należy wybrać funkcję Zapisz (dostępną w prawej górnej części okna).
1. Z menu Sprzedaż należy wybrać Przegląd sprzedaży.
2. Na liście wystawionych dokumentów należy podświetlić dokument, który ma być korygowany poprzez pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy, a następnie należy wybrać opcję Dokument korygujący dostępną w prawym panelu programu Inne.
3. Na formularzu należy wprowadzić zmiany w wybranych polach tj. ilość, VAT, cena netto lub cena brutto, rabat. Pola Jest, Różnica oraz Było zostaną obliczone automatycznie.
4. W celu zapisania wprowadzonych danych należy wybrać funkcję Zapisz (dostępną w prawej górnej części okna).
1. Z menu Sprzedaż należy wybrać Przegląd sprzedaży.
2. Na liście wystawionych dokumentów należy podświetlić dokument, który ma zostać zmieniony poprzez pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy, a następnie należy wybrać opcję Edytuj (dostępna w prawej górnej części okna)..
3. Na formularzu należy wprowadzić zmiany w błędie wypełnionych polach.
4. W celu zapisania wprowadzonych danych należy wybrać funkcję Zapisz (dostępną w prawej górnej części okna).
1. Z Menu System należy wybrać Ochrona.
2. W prawej części okna należy wybrać opcję Dodaj.
3. W zakładce Dane użytkownika należy wprowadzić Login (nazwa użytkownika wymagana podczas logowania do programu) oraz imię i nazwisko, które będą drukowane na dokumentach wystawianych przez użytkownika. Następnie należy przejść na zakładkę Prawa dostępu i zaznaczyć funkcje, do których będzie miał dostęp wprowadzony użytkownik.
4. W celu zapisania wprowadzonych danych należy wybrać funkcję Zapisz i wprowadzić hasło (wymagane podczas
logowania do programu).
1. Z menu Zamówienia/Oferty należy wybrać Przegląd Zamówień/Ofert.
2. Na liście wystawionych dokumentów należy podświetlić dokument, na podstawie którego ma zostać wystawiona Faktura VAT poprzez
pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy, a następnie w prawej części okna należy wybrać opcję Wystaw FV (dostępna w prawym panelu Inne).
3. Na formularzu można wprowadzić zmiany w wybranych polach tj. ilość, VAT, cena netto lub cena brutto, rabat.
4. W celu zapisania wprowadzonych danych należy wybrać funkcję Zapisz (dostępną w prawej górnej części okna).
1. Z menu Zamówienia/Oferty należy wybrać Przegląd Zamówień/Ofert.
2. Na liście wystawionych dokumentów należy podświetlić dokument, na podstawie którego ma zostać wystawiona Faktura VAT poprzez
pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy, a następnie w prawej części okna należy wybrać opcję Wystaw FV (dostępna w prawym panelu Inne).
3. Na formularzu można wprowadzić zmiany w wybranych polach tj. ilość, VAT, cena netto lub cena brutto, rabat.
4. W celu zapisania wprowadzonych danych należy wybrać funkcję Zapisz (dostępną w prawej górnej części okna).
1. Z menu Zakup należy wybrać Przegląd zakupów.
2. Na liście wystawionych dokumentów należy podświetlić dokument, który ma być korygowany poprzez pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy, a następnie należy wybrać opcję Dokument korygujący dostępną w prawym panelu programu Inne.
3. Na formularzu należy wprowadzić zmiany w wybranych polach tj. ilość, VAT, cena netto lub cena brutto, rabat. Pola Jest, Różnica oraz Było zostaną obliczone automatycznie.
4. W celu zapisania wprowadzonych danych należy wybrać funkcję Zapisz (dostępną w prawej górnej części okna).
W celu zmiany ustawień w numeracji dokumentów należy wybrać w menu Konfiguracja pozycję Dokumenty/Numeracja. Następnie należy zaznaczyć wybrany typ dokumentu poprzez pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy i wybrać opcję Edytuj (dostępną w prawej górnej części okna). W celu zapisania wprowadzonych danych należy wybrać funkcję Zapisz (dostępną w prawej górnej części okna). Poniższe przykłady dotyczą Faktury VAT.
1.
Poniższe ustawienia spowodują, że dokument będzie oznaczony następująco:
Numer dokumentu/Numer miesiąca/Numer roku (numer miesiąca oraz roku pobierane są automatycznie z ustawień daty systemu Windows).
Z początkiem każdego miesiąca oraz roku numeracja będzie rozpoczynać się od numeru 1np. 1/03/2012.
2.
Poniższe ustawienia spowodują, że dokument będzie oznaczony następująco:
Numer dokumentu/Numer miesiąca/Numer roku (numer miesiąca oraz roku pobierane są automatycznie z ustawień daty systemu Windows).
W poniższym przypadku numeracja będzię ciągła przez cały rok, z początkiem każdego miesiąca jego symbol będzie ulegać zmianie.
Z początkiem każdego roku numeracja będzie rozpoczynać się od numeru 1 np. 1/03/2012.
3.
Poniższe ustawienia spowodują, że dokument będzie oznaczony następująco:
Dowolny tekst/Numer dokumentu/ Numer roku (numer roku pobierany jest automatycznie z ustawień daty systemu Windows).
W poniższym przypadku numeracja będzię ciągła przez cały rok.
Z początkiem każdego roku numeracja będzie rozpoczynać się od numeru 1 np. AAA/1//2012.
4.
Poniższe ustawienia spowodują, że dokument będzie oznaczony następująco:
Numer dokumentu/Dowolny tekst/Numer roku (numer roku pobierany jest automatycznie z ustawień daty systemu Windows)
W poniższym przypadku numeracja będzię ciągła przez cały rok.
Z początkiem każdego roku numeracja będzie rozpoczynać się od numeru 1 np. 1/AAA/2012.
5.
Poniższe ustawienia spowodują, że dokument będzie oznaczony następująco:
Numer dokumentu/Symbol magazynu/Numer roku (numer roku pobierany jest automatycznie z ustawień daty systemu Windows)
Symbol magazynu pobierany jest z ustawień wprowadzonych w menu Słowniki w pozycji Magazyny (możliwość obsługi większej ilości magazynów dostępna jest w programie Magazyn i Faktury PRO Plus).
W poniższym przypadku numeracja będzię ciągła przez cały rok.
Z początkiem każdego roku numeracja będzie rozpoczynać się od numeru 1np. 1/GLW/2012.
