- wybrać operację Tworzenie standardowej definicji płac
- wskazać pracownika
- określić nr definicji płacy
- na zakładce Podatki wybrać dla kosztów uz. przychodów opcję PODWYŻSZONE.
- wybrać nazwisko pracownika (u góry pod menu programu), dla którego chcemy zdefiniować płacę
- w menu głównym Kadry/Historia zatrudnienia wprowadzić dotychczasowy przebieg zatrudnienia pracownika w innych firmach oraz sporządzić Umowę o prace
- wejść w Czas pracy - Staż pracy i obliczyć pracownikowi staż pracy.
- wejść w menu Płace/ Definiowanie/ Płace pracowników - kreator,
- kliknąć na Dalej i na Dodanie zdefiniowanego składnika,
- kliknąć na opcję Wybrana osoba,
- wybrać numer definicji płacy - w tym przypadku 1 - kliknąć na opcję Dalej,
- z prawej strony wybrać Składniki przykładowe i przerzucić na lewą stronę Staż pracy
- z prawej strony odszukać Czas pracy i przerzucić na lewą stronę składnik o nazwie Staż lata efektywne
- następnie należy kliknąć Zakończ, co zakończy operację i pracownikowi zostanie przypisany wyznaczony element płacowy.
- wybrać operację Tworzenie standardowej definicji płac
- wskazać pracownika
- określić nr definicji płacy
- w kolejnym kroku w zakładce Podatki wybrać dla ulgi podatkowej opcję BRAK po czym kliknąć Zakończ
- należy wejść w menu Płace/ Definiowanie/ Składniki płacowe
- z prawej strony wybrać opcję Nowe dane i uzupełnić zakładki takie jak: Dane podstawowe, Wartość i Rozdysponowanie
- na zakładce Urlop/Choroba przy opcji "Składnik dodawany do średniej urlopowej" oraz przy opcji "Składnik dodawany do średniej chorobowej" należy zaznaczyć NIE; pozostałe opcje należy uzupełnić odpowiednio wg potrzeb
- następnie należy Zachować zmiany i przypisać element do płacy danego pracownika (menu Płace/ Definiowanie/ Płace pracowników).
Hasło brzmi: biznesmen
- należy otworzyć okno Zarządzanie użytkownikami, które uruchamia się klikając w menu System / Ochrona,
- kliknąć na przycisk Resetuj hasło,
- wprowadzić nowe hasło.
W otwartym programie należy wejść w opcję System/Otwórz firmę. Zaznaczyć nazwę firmy (bazy) poprzez jedno kliknięcie lewym przyciskiem myszy (która ma zostać zarchiwizowana) i kliknąć na opcję „Archiwum”. W nowym oknie "Archiwizacja/Odtwarzanie" w zakładce "Archiwizacja" wskazać katalog, w którym zostanie zapisana zarchiwizowana kopia bazy - czynimy to poprzez kliknięcie na przycisk "...". Archiwum musi być zapisane do dowolnego katalogu (folderu). Następnie klikamy "Wykonaj".
UWAGA!
Sposób nr 1 (zalecany)
1. Należy zainstalować program Kadry, Płace i ZUS PRO na nowym komputerze.
Aby wyliczyć dodatkowe wynagrodzenie bez KUP i Ulgi należy utworzyć dodatkowy okres rozliczeniowy. W tym celu należy wejść w menu Płace/ Definiowanie/ Okresy rozliczeniowe. W polu gdzie znajduje się data z kalendarza proszę zaznaczyć dowolny dzień z danego m-ca, poniżej przy opcji Widok należy wybrać Miesiąc i z prawej strony kliknąć na opcję Nowe dane. Teraz należy uzupełnić wszystkie pola dotyczące okresu rozliczeniowyego. Wprowadzamy nazwę okresu, Typ: dotyczy Płac, przy opcji Wypłać w: należy zaznaczyć odpowiedni m-c i dzień, w którym będzie wypłacana dodatkowa wypłata. UWAGA! Okres dodatkowy musi być wypłacany conajmniej 1 dzień później niż podstawowa wypłata. Przy numerze definicji wypłaty należy wpisać pierwszy wolny nr (jeśli w danym m-cu jest tylko wypłata zasadnicza, której odpowiada nr definicji 1 to w dodatkowo utworzonym okresie uzupełniamy nr 2), przy opcji Podstawowy należy wybrać NIE (żeby program nie wyliczył Kosztów Uzyskania Przychodu i Ulgi Podatkowej) oraz przy opcji Zamknięty również wybieramy NIE.
Program wygenerowane dokumenty zapisuje w katalogu Eksport, który znajduje się na C:/ Program Files/ Biznesmen PRO.
Należy wejść w menu Konfiguracja/ Dla aktualnej firmy/ Zmienne finansowe. Proszę odszukać element "Ubezpieczenie wypadkowe procent". Jeśli wartość procentowa się zmieniła należy z prawej strony kliknąć "Nowe dane". Następnie przy opcji Typ trzeba wybrać "Ubezpieczenie wypadkowe procent", uzupełnić odpowiednią wartość oraz ważność zmiennej, przy opcji Grupa zaznaczyć "ZUS" i przy Typ wartości "Procent".
W programie znajduje się kilka gotowych wzorców list płac, z któych użytkownik może korzystać. Istnieje jednak możliwość edycji istniejących list lub też zdefiniowania własnej, nowej listy płac.
W takim przypadku podczas obliczania płac program zatrzymuje się na składniku "średnie godzinne wynagrodzenie za urlop (część stała)" i "średnie godzinne wynagrodzenie za urlop (część zmienna)" - przy części stałej należy zatwierdzić 0, natomiast w części zmiennej należy w pierwszym m-cu po zmianie uzupełnić kwotę (stawka zasadnicza za godzinę pracy).
Aby wyliczyć pracownikowi podwyższone KUP należy wejść w menu Płace/Definiowanie/Płace pracowników (kreator) a następnie:
Aby wyliczyć pracownikowi dodatek stażowy należy:
Należy wejść w menu Płace/Definiowanie/Płace pracowników (kreator) należy:
Program posiada taką funkcję, która umożliwia ponowne obliczenie płac od wybranego poziomu. Funkcja ta jest dostępna w oknie Obliczanie płac. W zakładce Opcje należy określić poziomy obliczania. Jeśli chcę naliczyć wynagrodzenie od momentu wyliczania składki wypadkowej należy ustawić obliczanie na poziomie od 102 do 150, ponieważ Składka wypadkowa wyliczana jest na poziomie 102. Następnie należy ponownie obliczyć płacę (UWAGA!!! Przed ponownym obliczaniem nie można usuwać wcześniej błędnie obliczonej płacy).
Podczas obliczania płac pojawia się komunikat, że jest nieaktualna ważność zmiennej finansowej np. Koszty uzyskania przychodu. W związku z tym program nie wylicza Kosztów uzyskania przychodów dla pracowników.
W tym celu należy wejść w Czas Pracy/Nieobecności, zaznaczyć pracownikowi nieobecność w dniach, w których go nie było, np.: Pracownik jest zatrudniony 15 kwietnia, w związku z tym należy od 01-04 do 14-04 zaznaczyć mu nieobecność - Okres niesprawowania pracy. Następnie należy zaznaczyć obecność w menu Czas pracy/ Obecność/ Detale. Po wykonaniu tych czynności należy obliczyć płace za dany miesiąc.
W takim przypadku należy sprawdzić jak mamy zdefiniowaną nieobecność. W tym celu należy wejść w Czas pracy/Nieobecności i przy opcji Typ proszę zaznaczyć Nieob. z pow. chor. [Zasiłek], z kodem nieobecności 313.
Podczas obliczania płac pojawia się komunikat "Przyporządkowano więcej niż 1 składnik płacowy... (np. Koszty uzyskania przychodu) dla pracownika" i program wylicza dwa razy ten element.
Aby utworzyć listę płac tylko dla wybranego pracownika należy wejść w menu Płace/ Listy płac, następnie u góry (nad menu Programu) zamiast grupy Wszystkie osoby (czy też Pracownicy) należy wybrać "Wybór zaawansowany..." i zaznaczyć nazwisko pracownika, dla którego chcielibyśmy daną listę wygenerować. Następnie z prawej strony wybieramy opcję "Nowe dane", po czym z lewej strony określamy rodzaj listy, który chcemy wygenerować i uzupełniamy odpowiednie dane (datę, numer listy, nazwę). Następnie z prawej strony należy wybrać opcję "Zachowaj zmiiany".
Aby wydrukować Zaświadczenie o zarobkach należy wejść w Prezentacja-->Wydruki i z lewej strony należy podświetlić grupę Płace.
Aby przenieść dane wprowadzone w programie Kadry, Płace, ZUS 4 do Kadr PRO należy wykonać następujące czynności:
Aby program obliczył wynagrodzenie za przepracowane nadgodziny, należy utworzyć odpowiedni składnik płacowy i przypisać go pracownikowi.
U góry wybieramy nazwisko osoby, dla której chcemy zdefiniować płace. Następnie należy wejść w menu Płace/ Definiowanie/ Płace pracowników-kreator. Klikamy w przycisk Dalej/ Tworzenie standardowej definicji płac/ wybieramy odpowiednią osobę, następnie przy Numerze Płacy 1 klikamy Dalej (ponieważ jest to pierwsza podstawowa wypłata w miesiącu) i w tym miejscu możemy utworzyć składniki płacowe, które pracownik powinien mieć naliczane. Na zakładce Zasadnicza/ Dodatek, przy opcji Zasadnicza wybieramy Nowy Składnik, należy uzupełnić jego wartość (w tym przypadku wpisujemy 1386), wybrać odpowiedni typ płacy (płaca miesięczna) oraz nazwę.
W tym celu należy wejść w menu System/ Szybka pomoc/ Dla firmy, i zaznaczyć opcję "Sprawdzać podczas otwierania firmy".
Aby poprawnie wprowadzić nowego pracownika należy:
Ewidencja czasu pracy (roczna) - program zaznacza urlop wypoczynkowy również w dniach wolnych (niedziele, święta) natomiast podsumowania dokonuje prawidlowo? Miałem zastrzeżenia PIP odnośnie takiego zaznaczania dni urlopu.
W tym celu należy wejść w menu Czas pracy/Kalendarze/Kreator. Klikamy Dalej/Utwórz standardowy kalendarz/5 dni po 4 godziny. W ostatnim kroku program pokaże nam rok, za który tworzymy kalendarz oraz jego nazwę co w razie potrzeby można zmienić.
Po wprowadzeniu pracownikowi urlopu bezpłatnego w nieobecnościach program uwzględnia ten okres w wysokości stażu pracy. Jeśli chcemy aby program tego nie robił, należy wejść w menu Konfiguracja/Dla aktualnej firmy/Zmienne finansowe i odszukać składnik o nazwie "Uwzględniaj urlop bezplatny w stażu pracy" i przy opcji wartość należy wpisać 0,00 (aby zmienić wartość składnika należy kliknąć na "Edytuj dane", a po wykonaniu danej czynności należy wybrać opcje "Zachowaj zmiany").
Aby wprowadzić święto/wyjątek do kalendarza należy wejść w menu Czas pracy/ Kalendarze/ Święta/wyjątki, po prawej stronie wybrać Nowe dane i uzupełnić nazwę wyjątku, datę, w godzinach roboczych wpisać 0,00 i przy opcji "Kalendarz" należy wybrać kalendarz, do którego chcemy przypisać święto.
Aby ustawić poprawną ścieżkę należy wejść w menu Konfiguracja/Dla aktualnej firmy/ Inne. Teraz proszę z Zadań formularza wybrać opcję Edytuj dane, w tym momencie pojawi się przycisk o nazwie Wybierz. Należy kliknąć w niego i wskazać odpowiednią ścieżkę tj. C:/Program Files/BiznesmenPro/Eksport.Gdy dojdziemy do katalogu Eksport klikamy na opcję Otwórz i Zapisz.
Po wykonaniu powyższej czynności należy zapisać wprowadzone zmiany klikając w opcję Zachowaj zmiany.
W celu uruchomienia programu w wersji wielostanowiskowej - sieciowej należy określić, który z komputerów będzie tzw. Serwerem (komputer, na którym będzie utworzona baza danych), a który Klientem (komputer/komputery, które będą miały dostęp do bazy na Serwerze). Należy upewnić się, że komputery wzajemnie "widzą się" w sieci lokalnej.
Chcąc wprowadzić w programie pracownikowi umowę o pracę należy wejść w menu Kadry/ Umowy o pracę.
Jeśli chcemy rozwiązać pracownikowi Umowę o pracę, należy wejść w menu Kadry/ Rozwiązania umowy.
Program umożliwia wprowadzenie zaliczki na wypłatę, a następnie odjęcie wprowadzonej kwoty do wypłaty podczas obliczania płac.
Chcąc wprowadzić pracownikowi obecność za dany okres najlepiej należy wykonać to poprzez menu Czas pracy/ Obecność/ Detale. Okno to służy do wprowadzania przepraowanych przez pracowników godzin w poszczególnych dniach, okresach czy miesiącach. Korzystanie z tego okna z punktu widzenia procesu obliczeń płac jest fakultatywne. Jeżeli obecność nie zostanie wprowadzona – program przyjmie standardową ilość godzin i zapyta o godziny przepracowane w czasie obliczania płac. W takiej sytuacji jednak nie będzie możliwości generowania np. list obecności. By program generował więc pełne dane w różnego rodzaju zestawieniach i raportach obecność musi być wprowadzina.
Chcąc rozliczyć pracownikowi przepracowane godziny nocne, należy wprowadzić je w obecności danej osoby oraz przypisać do płacy pracownika odpowiednie składniki płacowe.
Chcąc wystawić ten dokument, u góry wybieramy nazwisko odpowiedniego pracownika i wchodzimy w menu Kadry/ Szczegółowe Warunki Zatrudnienia. Następnie po prawej stronie wybieramy opcję Nowe dane.
I. Umowa cywilno-prawna
1. W celu wystawienia umowy cywilno-prawnej należy wejść w menu Płace/ Umowy zlecenia.
2. W górnym panelu należy wybrać:
- nazwisko pracownika, dla którego będzie wystawiana umowa,
- dzień/miesiąc/rok,
- oraz okres rozliczeniowy dotyczący umów (np. Stand. umowy).
3. Kliknąć na funkcję Nowe dane (dostępna w prawej górnej części okna) i w zakładce Dane umowy wprowadzić następujące informacje:
a) Numer - standardowo program automatycznie podpowiada numer umowy, który można zmienić. Jeśli numer ma nie być drukowany na dokumencie, należy wybrać opcję Bez numeru.
b) Rodzaj – należy wybrać z listy rodzaj umowy jaki chcemy wystawić tj.:
- umowa zlecenie,
- umowa o dzieło,
- umowa o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich,
- umowa o udział w pracach organów stanowiących osób prawnych
- oraz kontrakt menadżerski.
c) Temat – należy wprowadzić temat umowy.
d) Data zawarcia – należy wprowadzić datę zawarcia umowy.
e) Data rozpoczęcia – należy wprowadzić datę rozpoczęcia pracy. Data rozpoczęcia może różnić się od daty zawarcia.
f) Data zakończenia - należy wprowadzić datę rozpoczęcia pracy. Program umożliwia również utworzenie jednej umowy na dłuższy okres czasu (np. na kilka miesięcy lub na cały rok) i wystawianie kilku rachunków do niej - np. 1 rachunek w miesiącu.
g) Po wprowadzeniu danych na zakładce Dane umowy, należy przejść na zakładkę Wynagrodzenia i ubezpieczenia.
h) Wynagrodzenie opis – należy wpisać kwotę wynagrodzenia
i) Objęta ZUS – należy określić czy dana umowa ma być objęta ubezpieczeniem ZUS.
j) Po wykonaniu powyższych czynności, należy wybrać funkcję Zachowaj zmiany (dostępna w prawej górnej części okna).
k) Program wyświetli komunikat, w którym zaproponuje przejście do kartoteki rachunków, w celu wystawienia rachunku do umowy. Należy kliknąć na opcję TAK.
II. Rachunek
1. W celu wystawienia rachunku do umowy, należy podświetlić umowę w Liście umów (dostępna w prawej górnej części okna), do której ma być wystawiony rachunek.
2. Kliknąć na funkcję Nowe dane (dostępna w prawej górnej części okna) i w zakładce Podstawowe dane wprowadzić brakujące dane tj.:
a) Data wykonania – należy uzupełnić datę wykonania.
b) Data wypłacenia – należy uzupełnić datę wypłacenia.
c) Przejść na zakładkę Wynagrodzenie, w której istnieje możliwość wyliczenia kwoty do wypłaty od netto lub brutto.
d) Zryczałtowany podatek – jeśli wynagrodzenie brutto wynosi 200 zł lub mniej, to w tym miejscu można określić czy rachunek ma wyliczyć według zasad podatku zryczałtowanego, czy normalnie.
e) Potrącenia inne – należy wprowadzić kwotę potrącenia (np. dodatkowe ubezpieczenie) . Potrącenie to będzie widoczne dopiero po wydrukowaniu Rachunku/Faktury, który jest dostępny w panelu Wydruki.
f) Procent podatku – w opcji tej można zmienić procent podatku. Jeśli program ma uwzględnić podatek w wysokości 20 procent, należy w pole Procent podatku wpisać 20.
g) Procent kosztów – w miejscu tym można zmienić procent kosztów, które program uwzgledni w trakcie wyliczania rachunku. Jeśli chcemy aby program policzył Podwyższone Koszty Uzyskania Przychodów należy wpisać 50.
h) Stawka vat – w polu tym, można zmienić wartość stawki vat.
i) W celu wyliczenia rachunku należy kliknąć w przycisk Policz od brutto (jeśli program ma policzyć wynagrodzenie od kwoty brutto) lub Policz od netto (jeśli program ma policzyć wynagrodzenie od kwoty netto).Przed wyliczeniem rachunku można również określić czy Koszty mają być liczone od: Brutto – ZUS, tylko od kwoty Brutto, czy też program ma ich nie uwzględniać. Istnieje możliwość określenia sposobu wyliczenia podatku VAT. W tym przypadku można wybrać jedną z trzech dostępnych opcji: Bez VAT, VAT liczony od wartości umowy czy też VAT ma być dodawany do wartości umowy.
j) W celu zapisania wprowadzonych danych, należy kliknąć na opcję Zachowaj zmiany (dostępna w prawej górnej części okna).
Przygotowanie do składania i podpisywania E-Deklaracji podatkowych należy poprzedzić uzyskaniem podpisu kwalifikowanego oraz złożeniem pełnomocnictwa UPL w urzędzie skarbowym obsługującym pracodawcę. Formularz UPL jest udostępniony na stronie:
