DGCS System Repozytorium dokumentów (elektroniczny obieg dokumentów) jest rozszerzeniem do DGCS System, które pozwala na proste i sprawne zarządzanie dokumentami. Od rejestracji po odbiór dokumentu.
Główne funkcje:
- Rejestrowanie i skanowanie dokumentów bezpośrednio do systemu;
- Gromadzenie dokumentów w systemie w różnych formatach (*jpg, *pdf, *doc, *xls, *png, itp.);
- Przekazywanie dokumentów zgodnie z ustalonym schematem.
Automatyzacja procesów zarządzania informacją poprzez skrócenie czasu procesowania i przekazywania dokumentu oraz redukcję błędów pracowników. Dzięki programowi pisma i inne dokumenty są rejestrowane i skanowane bezpośrednio do systemu, a następnie przekazywane zgodnie z ustalonym schematem.
Przedstawiamy listę wymiernych korzyści osiąganych dzięki programowi ”Repozytorium dokumentów”
Obniżenie kosztów
- Zmniejszenie wydatków związanych z archiwizacją, administracją i przetwarzaniem dokumentów.
Wzrost wydajności
- Przyśpieszenie pracy oraz podniesienie jej jakości. Oszczędność czasu poświęconego na poszukiwanie informacji.
Łatwa obsługa programu
- Funkcjonalny i intuicyjny w użyciu program.
Gromadzenie dokumentów w różnych formatach
- jpg, pdf, doc, xls i png itp.
Szybkie wyszukiwanie
- szybkie wyszukiwanie niezbędnych informacji z danego okresu. Dokumenty zewnętrzne jak i wewnętrzne są odpowiednio opisane, zapisane i uporządkowane w centralnym archiwum, do którego użytkownik ma stały wgląd. Natychmiastowo można odnaleźć szukane pismo określając np. nazwę, datę, zawartość. Po otwarciu dokumentu pojawia się jego podgląd wraz z załącznikami. Na jednym ekranie dostępne są kluczowe informacje związane z dokumentem oraz inne dane z nimi skojarzone dane klienta.
Bezpieczeństwo danych
- Jedno bezpieczne miejsce przechowywania dokumentów. Widoczność poszczególnych kartotek jest udostępniona użytkownikowi zgodnie z głównymi ustawieniami dostępności danych w DGCS System.
Kontrola nad dokumentami
- Niweluje problem dotyczący zagubienia dokumentów firmowych. Uprawnione działy w firmie mają dostęp do bieżących informacji, co wyklucza niedopatrzenia lub ewentualne zgubienie dokumentów. Właściciel firmy może na bieżąco kontrolować efektywność pracowników i szybko zapobiegać konsekwencjom powstałych błędów, które mogą w przyszłości generować koszty.
Współpraca z każdym modułem
- Obieg dokumentów integruje się z każdym modułem DGCS.
Elastyczny
- Program nie ma żadnych ograniczeń pod kątem branży i wielkości przedsiębiorstwa. Ustawienia można dopasować do potrzeb konkretnego klienta.
Model sprzedaży:
Wersja abonamentowa, ważna przez okres obowiązywania abonamentu na DGCS System.
Ilość stanowisk zgodna z posiadaną licencją na moduł główny.